การสร้างเอกสารรูปแบบต่างๆ ในปัจจุบัน ได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบไปจากเดิมอย่างมาก หลายๆ สื่อมีรูปแบบเป็นดิจิทัลตั้งแต่ต้นกำเนิด เช่น การพิมพ์วิทยานิพนธ์ คำสั่ง เอกสารวิชาการ รายงาน สื่อนำเสนอ สื่อกราฟิก รวมทั้งเส้นทางการดำเนินงานของสื่อดังกล่าวอยู่บนพื้นฐานของดิจิทัล เช่น การเผยแพร่สื่อกราฟิกผ่านระบบเครือข่ายผ่านทางสื่อสังคมออนไลน์ (Social Media) จะเห็นได้ว่าวงจรชีวิตของสื่อในปัจจุบันสามารถอยู่ในระบบดิจิทัลได้เกือบ 100% การบริหารจัดการสื่อดังกล่าว จึงเป็นเรื่องใหม่ และมีความท้าทายมาก เช่น ทำอย่างไรให้สื่อดังกล่าวถูกส่งต่อไปยังผู้ใช้งานได้โดยปราศจากปัญหาการเข้าถึง การแสดงผลถูกต้องตามที่ผู้สร้างสรรค์กำหนดตั้งแต่ต้น และเมื่อเวลาผ่านไปก็ยังคงสภาพทำงานได้ดังต้นกำเนิดทุกประการ หรือดีที่สุด

สื่อดิจิทัลในปัจจุบัน จึงเกี่ยวข้องกับบุคคลจำนวนมากที่มาร่วมกันทำงานผ่านเวลาและสถานที่ที่แตกต่างกัน สื่อดิจิทัลจำนวนมากอาจจะเกิดปัญหาจากการใช้งานจากการสร้างสรรค์ เช่น

• ไม่สามารถเปิดแฟ้มเอกสารดิจิทัลเพราะความต่างของรุ่น (Version) ของโปรแกรมที่ใช้สร้าง/เปิดแฟ้มเอกสาร
• การจัดหน้าเอกสารที่ผิดเพี้ยนไปจากต้นฉบับ การแสดงผลภาษาไทยที่ผิดพลาดทั้งประเด็นจากแบบอักษร (Font)
• การเข้ารหัสภาษาไทย (Thai Encoding)
• ปัญหาจากการละเมิดลิขสิทธิ์

การคงสภาพเอกสารให้สามารถเรียกใช้งานได้อย่างสะดวก ด้วยการจัดการเอกสารรูปแบบ PDF เพื่อคงสภาพของเอกสารให้สามารถเรียกชมได้ โดยไม่มีปัญหาการจัดหน้ากระดาษ การจัดพารากราฟ เอกสารรูปแบบ PDF ยังสามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้หลายระดับตั้งแต่การเปิดเรียกดูเอกสาร การคัดลอก จึงถึงการสั่งพิมพ์ ในการนี้เพื่อให้เอกสาร PDF รองรับการใช้งานในระบบจัดเก็บองค์ความรู้ของ สวทช. จึงแนะนำให้มีการจัดทำ PDF ด้วยรูปแบบการแปลง (Convert) หรือการส่งออก (Export) เอกสารต้นฉบับที่อยู่ในรูปของแฟ้มดิจิทัล เช่น .doc, .xls, .ppt, .odt ให้เป็นเอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF โดยผ่านซอฟต์แวร์หรือคำสั่งเฉพาะ เช่น การแปลงเอกสารที่สร้างขึ้นด้วย MS Office เป็นเอกสาร PDF ผ่านโปรแกรม Acrobat Processional Pro หรือการส่งออกเอกสารที่สร้างด้วย OpenOffice.org/LibreOffice เป็น PDF ด้วยคำสั่ง Export เป็นต้น ทั้งนี้เอกสารควรจะถูกสร้างด้วย Style เพื่อให้ระบบแปลงเนื้อหา Heading 1, Heading 2, Heading 3,…. เป็น Bookmark ให้แบบอัติโนมัติ การแปลงไฟล์ต้นกำเนิดเป็น PDF ด้วยการ convert หรือ export สามารถนำไปต่อยอดได้ แต่ก็มีจำนวนไม่น้อยที่ไม่สามารถนำไปต่อยอดได้ เนื่องจากพบปัญหา เช่น การแปลงหรือส่งออกเอกสารต้นฉบับที่มีการใช้ฟอนต์ที่หลากหลาย และหรือฟอนต์ที่ต้องการการติดตั้งเพิ่มเติม ทำให้เอกสาร PDF มีปัญหาเกี่ยวกับการแสดงผลฟอนต์ จึงทำให้ไม่สามารถนำองค์ความรู้ไปใช้งานต่อยอดได้

ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ได้จัดฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการให้กับเจ้าหน้าที่ของ สวทช. ทั้งสายสนับสนุน และสายวิจัย โดยสายวิจัยได้แนะนำการบริหารจัดการบรรณานุกรมด้วย Zetero : Free Reference Manager เพิ่มเติมเพื่อเป็นทางเลือก ตัวช่วยในการบริหารจัดการการเขียนอ้างอิงและบรรณานุกรม การจัดฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการมีความมุ่งหวังให้ พนักงาน สวทช. ทุกสายงานสามารถสร้างสรรค์สื่อดิจิทัลได้อย่างมีมาตรฐาน และสามารถเรียกใช้งานได้ในอนาคต โดยเมื่อจัดเก็บในระบบคลังความรู้ คลังข้อมูลหรืออื่นๆ แล้วไฟล์ที่สร้างสรรค์นั้นจะไม่เป็น “ถังขยะอิเล็กทรอนิกส์” อีกต่อไป การจัดอบรมฯ มีขึ้น 2 รุ่น ดังนี้

• การฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ “การสร้างสรรค์สื่อดิจิทัลที่ได้มาตรฐานและยั่งยืนบนพื้นฐานของการไม่ละเมิดลิขสิทธิ์” สำหรับสายสนับสนุน
  วันพุธที่ 22 พฤษภาคม 2562 เวลา 09.00 – 15.00น. ณ ห้องฝึกอบรม CC405
• การฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ “การสร้างสรรค์สื่อดิจิทัลที่ได้มาตรฐาน” สำหรับสายวิจัย
  วันอังคารที่ 11 มิถุนายน 2562 เวลา 09.00 – 15.00น. ณ ห้องฝึกอบรม CC308

การฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการประกอบด้วยเนื้อหาที่น่าสนใจดังนี้สร้างเอกสารงานพิมพ์ที่มีคุณภาพ

• สร้างเอกสารสื่อนำเสนอที่มีคุณภาพ
• Style หัวใจสำคัญของการพิมพ์งานในยุคดิจิทัล
• การบันทึกงานและการฝังฟอนต์
• การส่งออกและแปลงไฟล์ PDF ที่ถูกต้อง (ไฟล์ PDF จากการแปลงไฟล์ กับ ไฟล์ PDF ที่เกิดจากการสแกน แตกต่างกันอย่างไร)
• การบริหารจัดการบรรณานุกรมด้วย Zotero: Free Reference Manager
• เรียนรู้…ประเภทของเอกสารที่รองรับการตรวจด้วยโปรแกรม CopyCatch

ผู้สนใจสามารถดาวน์โหลด “หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล (แนวปฏิบัติการบริหารจัดการสื่อดิจิทัล)” ได้ที่https://oer.learn.in.th/search_detail/result/103616