องค์ประกอบ 4 อย่างที่ดีที่สุดของการจัดการความรู้ คือ คน (people), กระบวนการ (process), เนื้อหาหรือเทคโนโลยีสารสนเทศ (content/IT) และกลยุทธ์ (strategy) โดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรม, ขนาด หรือความต้องการความรู้ขององค์กร ต้องการเสมอ ๆ คน เพื่อนำและสนับสนุนการแบ่งปันความรู้ ต้องการกระบวนการเพื่อจัดการและวัดการไหลของความรู้ ต้องการเนื้อหาความรู้และเครื่องมือเทคโนโลยีสารสนเทศซึ่งสามารถเชื่อมคนที่ถูกต้องกับเนื้อหาที่ถูกต้องที่เวลาที่ถูกต้อง และท้ายที่สุดต้องการกลยุทธ์ที่ชัดเจนและทำเป็นเอกสารเพื่อใช้ KM ให้ตรงกับความต้องการที่เร่งด่วนและสำคัญที่สุดของธุรกิจ

ข้างล่างเป็นข้อมูลที่ลึกเล็กน้อยเกี่ยวกับองค์ประกอบทั้งสี่

– คน
เมื่อเริ่มโปรแกรม KM ต้องการคนสองประเภทนี้ ได้แก่
1. ผู้นำอาวุโส (senior leaders) เพื่อสนับสนุนทำให้กลยุทธ์องค์กรขยายมากขึ้น
2. ผู้ถือผลประโยชน์ร่วมข้ามสายงาน (cross-fuctional stakeholders) เพื่อแนะนำการประยุกต์ใช้

เมื่อความพยายาม KM สมบูรณ์แบบ องค์กรส่วนใหญ่จะมีทีม KM หลัก, ระบุผู้ชนะเลิศ KM (KM champions) และผู้อำนวยความสะดวก (facilitators) ของธุรกิจ และจัดตั้งคณะกรรมการบริหารเพื่อให้บริการหรือดูแลอย่างต่อเนื่อง ดูเหมือนว่าจะอาศัยคนเป็นจำนวนมาก ต้องการคนให้มีส่วนร่วมที่ระดับต่าง ๆ และที่ส่วนต่าง ๆ ของธุรกิจเพื่อทำให้เกิดการแบ่งปันความรู้อย่างแท้จริงในวัฒนธรรม แต่ในที่นี้ไม่จำเป็นต้องใช้เงินมากหรือใช้เวลามาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ากระบวนการดี, เนื้อหาและโครงสร้างพื้นฐานเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ยุ่งยาก และกลยุทธ์น่าสนใจ

– กระบวนการ
ในองค์กรที่มีกระบวนการ KM ที่แข็งแรง การไหลของความรู้เหมือนการให้น้ำในเมือง เมื่อบางคนต้องการน้ำ เพียงหมุนก๊อกน้ำ ทีม KM เหมือนผู้วางแผนเมือง รู้วิธีทุกสิ่งทุกอย่างไหลข้างใต้พื้นผิว สามารถระบุภาวะลำบาก, การไหลไปเส้นทางต่าง ๆ และวัดการให้ข้อมูลและผลลัพธ์ แต่ผู้ใช้ปลายทางไม่ต้องเข้าใจสิ่งต่าง ๆ เหล่านั้น ได้รับความรู้ที่ต้องการเป็นเรื่องที่ง่าย

APQC (American Productivity and Quality Center) ได้ระบุกระบวนการไหลของความรู้มาตรฐานซึ่งอธิบายวิธีที่ความรู้ไหลทั่วทั้งองค์กร ประกอบด้วยวงจร 7 ขั้นตอน ดังนี้
1. สร้างความรู้ใหม่ (เกิดขึ้นทุกวัน ทุกเวลา ทั่วทั้งทุกด้านของธุรกิจ)
2. ระบุความรู้ซึ่งสำคัญต่อกลยุทธ์และการปฏิบัติ
3. รวบรวมความรู้ดังนั้นสามารถแบ่งปันกับผู้อื่น
4. ทบทวนความรู้เพื่อประเมินความตรงประเด็น, ความถูกต้อง และความสามารถในการประยุกต์ใช้
5. แบ่งปันความรู้ผ่านการจัดทำเอกสาร, การประกาศที่ไม่เป็นทางการ และกิจกรรมความร่วมมือ
6. เข้าถึงความรู้ผ่านกลไก pull (ตัวอย่างเช่น การค้นหา) และ push (ตัวอย่างเช่น การเตือน)
7. ใช้ความรู้เพื่อแก้ปัญหาได้เร็วขึ้นและการตัดสินใจที่เชี่ยวชาญมากขึ้น

สำหรับทีม KM สิ่งสำคัญคือระบุวิธีที่จะสร้างขั้นตอนเหล่านี้ภายในกระบวนการธุรกิจที่คนใช้แล้วทุกวัน

– เนื้อหาหรือเทคโนโลยีสารสนเทศ
เนื้อหาเป็นความรู้ที่ได้จัดทำเป็นเอกสารชนิดไหนก็ได้ ตั้งแต่วิธีการปฏิบัติที่เป็นเลิศที่ได้รับการตรวจสอบจนถึงเคล็ดลับผ่าน ๆ ที่แบ่งปันระหว่างเพื่อนร่วมงาน เหตุผลที่วางเทคโนโลยีสารสนเทศไว้กับเนื้อหา เพราะโครงสร้างพื้นฐานเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้คนสร้าง, วางไว้บางแห่ง และเข้าถึงและนำกลับมาใช้ใหม่เนื้อหา ถ้าไม่มี KM คนจะยังคงสร้างและใช้เนื้อหา แต่จะวางไว้ในที่ที่คนอื่นไม่สามารถค้นพบ, ทำในสิ่งที่คนอื่นสร้างไว้แล้ว และที่อันตรายมากที่สุด ใช้เนื้อหาอีกครั้งที่ล่าสมัยหรือไม่ถูกต้อง

โปรแกรม KM ที่มีประสิทธิภาพมีขั้นตอนการทำงานเพื่อสร้างและตรวจสอบเนื้อหา, จัดหมวดหมู่เพื่อจัดการเนื้อหา และเครื่องมือเทคโนโลยีเพื่อเชื่อมคนกับเนื้อหา องค์กรขั้นสูงใช้การจัดการเนื้อหาเพื่ออำนวยความสะดวกความร่วมมือกัน, เปิดเผยนวัตกรรม และให้เนื้อหากับพนักงานอย่างอัตโนมัติในโอกาสที่สอนได้

– กลยุทธ์
ทุกโปรแกรม KM ต้องการกลยุทธ์ที่ตรงประเด็นกับธุรกิจ จัดทำเป็นเอกสาร และชัดเจน สามารถมีเครื่องมือเทคโนโลยีที่ดีที่สุดและทีม KM ที่เก่งมาก ๆ แต่จะไม่มีประโยชน์โดยปราศจากกลยุทธ์

ที่มา: Mercy Harper (October 21, 2019). What are the Best Four Components of Knowledge Management?. Retrieved July 26, 2021, from https://www.apqc.org/blog/what-are-best-four-components-knowledge-management