myPerformance คือ คลังความรู้และทุนทางปัญญาสำคัญของ สวทช. ที่รวบรวม จัดเก็บ สืบค้น แลกเปลี่ยน และบริการองค์ความรู้สำคัญของ สวทช. จุดเดียว (One-Stop Service) เป็นการใช้ IT เป็นตัวช่วยให้เกิดการสะสม แลกปลี่ยน และใช้ประโยชน์จากองค์ความรู้และทุนทางปัญญาสะสมของ สวทช. โดยเป็น ประตูสู่ความรู้ภายใน เพื่อช่วยให้การสืบค้นองค์ความรู้ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานของพนักงาน เป็นไปได้สะดวก รวดเร็ว และถูกต้องมากยิ่งขึ้น

พ.ศ. 2550 myPerformance ถูกประกาศเป็น “คลังความรู้และทุนทางปัญญาสำคัญของ สวทช.” อย่างเป็นทางการโดยนโยบาย สวทช. การใช้ความรู้เพื่อการจัดการที่ดีกว่า: Knowledge for Better Management

myPerformance สนับสนุนการลงทะเบียนองค์ความรู้จากการปฏิบัติงานของพนักงานสายวิจัยและวิชาการ ประเภทความรู้สายวิจัยและวิชาการ ได้แก่

• งานเขียน
• สิทธิบัตร/อนุสิทธิบัตร
• เครื่องหมายการค้า
• การอนุญาตใช้สิทธิเทคโนโลยี
• งานวิจัยที่ร่วมมือ และรับจ้างวิจัย
• งานเทคนิคด้านอื่นๆ
• ต้นแบบ
• ลิขสิทธิ์
• ความลับทางการค้า
• ธุรกิจที่เกิดจากผลงานและการจัดตั้งบริษัท
• การให้คำปรึกษา แก้ปัญหา และบริการด้านเทคนิค
• ผลงานทั่วไป
• ผลงานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมายจากหน่วยงาน

myPerformance สนับสนุนการลงทะเบียนองค์ความรู้จากการปฏิบัติงานของพนักงานสายสนับสนุน ประเภทความรู้สายสนับสนุน ได้แก่

• คำถามตอบที่พบบ่อยๆ หรือ FAQ
• องค์ความรู้จากการพัฒนากระบวนการทำงาน
• องค์ความรู้จากการทบทวนการปฏิบัติงาน  หรือ After Action Review (AAR)
• การพัฒนานวัตกรรมการบริการ หรือ Innovation
• คู่มือการทำงาน
• องค์ความรู้ที่สำคัญต่อการตัดสินใจเพื่อการบริหาร
• ถอดบทเรียน ผลการศึกษา วินิจฉัยตัวบทกฎหมาย พัสดุ บุคคล
• องค์ความรู้จากการทำงานร่วมกัน หรือ Collaboration
• รายงานเชิงวิเคราะห์สายสนับสนุน
• อื่นๆ

บริการช่วยเหลือ

• Paperless promotion service
• ตรวจสอบผลงานวิจัยใหม่ของนักวิจัยและนักวิชาการของ สวทช. จากฐานข้อมูล Scopus เข้าระบบ myPerformance
• ผลการวิเคราะห์จากระบบ (Analytics) สามารถส่งผลในลักษณะสนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ด้านบุคลากรของ สวทช. ได้

ติดต่อสอบถามข้อมูล และแจ้งปัญหาการใช้งานระบบ myPerformance

• ปัญหาเกี่ยวกับการดำเนินการด้าน KM สามารถติดต่อได้ที่ stks@nstda.or.th
• ประเด็นด้านเทคนิคระบบ สามารถแจ้งได้ที่ kr@biotec.or.th

สรุปการเสวนา เรื่อง “Soft skills สำหรับการจัดการความรู้ (Knowledge Management หรือ KM)”

---

โดย ดร.ประพนธ์ ผาสุขยืด กรรมการมูลนิธิสถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) ดร.อัจฉริยา อักษรอินทร์ ผู้ช่วยรองอธิการบดีด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์ และ รศ. ดร.สมชาย นำประเสริฐชัย ผู้อำนวยการสำนักบริการคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ในงานสัมมนาเรื่อง Knowledge Management (KM): Past, Present and Future เมื่อวันพฤหัสบดีที่ 10 พ.ค. 2561 เวลา 10.45 – 12.00 น. ณ ห้องออดิทอเรียม (CO-113) อาคารสำนักงานกลาง สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ อุทยานวิทยาศาสตร์ประเทศไทย จ.ปทุมธานี

ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีดิจิทัลมีผลกระทบอย่างไรต่อการจัดการความรู้

รศ. ดร.สมชายฯ – เทคโนโลยีกับการจัดการความรู้ สามารถมองได้ 2 มิติ คือ เป็นเครื่องมือเพื่อช่วยในการจัดการความรู้ ขณะเดียวกันก็เป็นกับดักของการจัดการความรู้ เพราะหลายหน่วยงานเน้นเทคโนโลยีมากเกินไป

ในการจัดการความรู้ องค์กรควรให้ความสำคัญเรื่อง 2P1T คือ People (คน) Process (กระบวนการ) และ Technology (เทคโนโลยี) คือ ถ้าองค์กรเข้าใจกระบวนการในการจัดการความรู้ และเข้าใจเทคโนโลยี องค์กรก็สามารถนำเทคโนโลยีมาเป็นเครื่องมือสำหรับกระบวนการจัดการความรู้แต่ละกระบวนการได้ เช่น การใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยกำหนดและเข้าถึงแหล่งความรู้ เพื่อถ่ายทอดและแบ่งปันความรู้ เช่น การใช้ Social networks VDO conference และ YouTube ดังนั้น องค์กรต้องเข้าใจกระบวนการในการจัดการความรู้ของตนเอง แล้วนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาสนับสนุนกระบวนการจัดการความรู้แต่ละกระบวนการ

ดร.ประพนธ์ฯ – เดิมเวลาต้องการความรู้ เราต้องเข้าและใช้ Search engine เพื่อค้นหาความรู้ที่ต้องการ แต่เดี๋ยวนี้ความรู้วิ่งมาหาเรา ยกตัวอย่างเช่น เมื่อต้องย้ายไปรับตำแหน่งในหน้าที่ใหม่ เราก็สามารถเข้าคลังความรู้ขององค์กร เพื่อศึกษาและเรียนรู้ความรู้ที่เกี่ยวข้องกันงานนั้นได้เลย

ดร.อัจฉริยาฯ – การจัดการความรู้นั้น ก่อนอื่นองค์กรมีโจทย์อะไร และองค์กรต้องการความรู้อะไรเพื่อตอบโจทย์นั้น Best practices วันนี้ ไม่จำเป็นว่าต้องเป็น Best practices ตลอดไป และ Best practices ขององค์กรหนึ่ง อาจไม่เหมาะกับองค์กรอื่นๆ การจัดการความรู้เป็นพลวัต

สำหรับเทคโนโลยีดิจิทัลกับการจัดการความรู้นั้น ยกตัวอย่าง Cognitive technology ช่วยให้ประสาทสัมผัสของมนุษย์ทำงานได้ดียิ่งขึ้น ช่วยขยายศักยภาพของมนุษย์ในการรับรู้และการเรียนรู้ ขณะที่การจัดการความรู้ช่วยในการตัดสินใจ คือ Knowledge management for better management

มีเรื่องเล่าของคนใกล้ตัวคนหนึ่งซึ่งมีคุณแม่ป่วยเป็นโรคอัลไซเมอร์ วันหนึ่งคุณแม่เดินออกจากบ้านแล้วหายตัวไป เมื่อลูกทราบ ก็เป็นห่วงและออกตามหา แต่ไม่สามารถแจ้งสถานีตำรวจได้ เนื่องจากคนหายยังไม่ครบ 24 ชม. ลูกเลยโพสต์ข้อความตามหาแม่บน FaceBook คนที่ทราบข่าวก็ช่วยกันแชร์ข่าวเพื่อช่วยตามหา…บทเรียนจากเรื่องนี้คือ มีคนพร้อมที่จะช่วยเราซึ่งกระจายอยู่ตามที่ต่างๆ แต่เค้าอาจไม่มีความรู้ในการรับมือกับปัญหาขั้นที่ 1 2 และ 3 ว่าถ้าหากคนหายจะต้องทำอย่างไร ถ้าเราสามารถพัฒนาองค์ความรู้ที่ช่วยตามหาคนหาย ใช้เทคโนโลยี เช่น Public camera เพื่อติดตามเส้นทางการเดินของคนหาย และถ้าเรารวมข้อมูลพวกนี้ แล้วนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย จะเป็นประโยชน์อย่างมาก

คนส่วนใหญ่ใช้ Social media มากขึ้น พนักงานส่วนใหญ่ในองค์กรก็ใช้ Social media เป็น ทำยังไงจะดึงข้อมูลในคลังความรู้ผ่าน Engine อะไรบางอย่าง เมื่อป้อนคำค้นแล้วระบบสามารถดึงข้อมูลผลการสืบค้นที่ต้องการขึ้นมาเลย เทคโนโลยีสามารถทำได้ เหลือแต่แฟลตฟอร์มเท่านั้นที่จะทำความเข้าใจกับระบบว่าจะดึงข้อมูลมาให้ผู้ใช้โดยธรรมชาติมากขึ้นอย่างไร KM แฟลตฟอร์มที่ดี ต้องสามารถให้เราจัดการตัวเองได้ และช่วยในการตัดสินใจ เป็นการใช้ KM เพื่อ Empower การทำงานให้ดียิ่งขึ้น

ความท้าทายของคนทำงานในการจัดการความรู้ โดยเฉพาะทักษะที่จำเป็น

ดร.ประพนธ์ฯ – ก่อนอื่นนั้น ผู้บริหารต้องปรับ Leadership style ต้องเพิ่มขีดความสามารถของคนในองค์กร เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ พนักงานก็ต้องเปิดใจรับฟัง มีทักษะด้านเทคโนโลยี และอย่ากลัวหรือกังวลว่าเทคโนโลยีจะมาแทนที่คน เพราะการตัดสินใจหลักยังต้องเป็นคน แต่เทคโนโลยีสามารถนำมาช่วยงานบางอย่าง เพื่อให้คนได้ไปทำงานที่สร้างสรรค์

รศ. ดร.สมชายฯ – คนทำงานต้องเปิดใจ ปรับทัศนะคติ ปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลง และตระหนักถึงความสำคัญเกี่ยวกับการจัดการความรู้และการแบ่งปันความรู้

ดร.อัจฉริยาฯ – เห็นด้วยกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารและพนักงาน แต่ก่อนอื่น ในเชิงพุทธศาสนา หัวใจสำคัญของการเรียนรู้ คือ การมีฉันทะ วิริยะ จิตตะ วิมังสา ซึ่งรวมเรียกว่า อิทธิบาท 4 ก่อนการจัดการความรู้และก่อนการเปิดใจนั้น คนต้องมีความรักและกล้าที่จะเปลี่ยนแปลง มีความเพียรที่เพียงพอ และมีใจ ทั้งหมดเป็น Soft skills ที่เราควรมี รวมถึง พรหมวิหาร 4 คือ เมตตา กรุณา มุฑิตา อุเบกขา เราต้องเปิดใจฟังคนอื่น มีใจเมตตากับคนที่ทำงานร่วมก่อน เข้าใจในสิ่งที่เค้าเป็น สรุป Soft skills สำหรับการจัดการความรู้สำหรับอดีต ปัจจุบัน และอนาคต คือ  KM แบบพุทธ อยู่กับปัจจุบัน แล้วใช้ธรรมะ หลักคือธรรมชาติ เมื่อโลกเปลี่ยนแปลง เราก็ไม่ต้องฝืน แต่ต้องพยายามปรับตัว เมื่อเราเข้าใจธรรมชาติ เราก็กล้าที่จะเปลี่ยนแปลงไปในสิ่งที่ดีขึ้น ที่ตอบโจทย์สังคม โดยไม่ฝืน

KM ในยุคปัจจุบันนี้ เป็นการใช้ Social knowledge capital มากขึ้น ไม่ใช้ความรู้ของใครคนใดคนหนึ่ง มันจะไม่ใช่ความรู้ขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง แต่ความรู้ของทุกคนที่เชื่อมต่อกัน มันคือ Social knowledge capital ของประเทศไทย

ความเชื่อมโยงระหว่างการจัดการความรู้ กับ Digital skills ในยุคของการเปลี่ยนแปลงและแทรกแซงโดยเทคโนโลยีดิจิทัล

ดร.อัจฉริยาฯ – Digital skills คือปัญหาโลกแตกของทุกวงการ หลายวงการพยายามทำชุด Digital competencies สำหรับบุคลากร แต่เราก็ไปติดกับดักว่าเราต้องใช้นี่นั่นโน้นเป็น ปัญหาสำคัญที่ส่งผลกระทบคือ แชร์แต่ไม่ชัวร์ ก่อนจะแชร์อะไร เราต้องมี Competencies อะไร เช่น เราต้องมี Competencies ในการสืบค้นเกี่ยวกับสิ่งที่จะแชร์ การรู้เท่าทันข่าวสารในยุคดิจิทัล

ดร.ประพนธ์ฯ – เป็นเรื่องที่กว้าง แต่ที่เรามีประสบการณ์ตรงคือ Mobile technology ตัวนี้ผมว่าสำคัญ เราใช้ประโยชน์สูงสุดยังไง โดยเฉพาะในแง่ KM เช่น การใช้ Line application ของ อสม. หรือ อาสาสมัครสาธารณสุข เพื่อแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับการดูแลหรือพบปะผู้ป่วยเวลาลงพื้นที่ ให้สมาชิกคนอื่นๆ ได้เรียนรู้ ในองค์กรก็อาจมี Line ของงานจัดซื้อ เพื่อแชร์เรื่องวิธีการจัดซื้อ

ผมติดใจอิทธิบาท 4 และพรหมวิหาร 4 สมัยพระพุทธเจ้าเราไม่ได้พูดเรื่อง KM เลย แต่พระพุทธเจ้าสามารถจัดการ KM โดยไม่มีเทคโนโลยี แต่อาศัยพระสงฆ์และมีกฎ มีผู้จดบันทึก มี Story telling ทั้งหลายสืบทอดกันมา Case by case เมื่อฟังแล้วก็ไปประยุกต์กัน ถ้าเราเข้าใจหลักศาสนา คำว่าหลักศาสนาที่มีคนตกผลึกเป็น explicit knowledge ให้ แต่ tacit knowledge ก็ยังอยู่ในเรื่องเล่า เพราะฉะนั้นผมว่าถ้านึกเรื่อง KM ไม่ออกให้นึกเรื่องพระพุทธเจ้า

รศ. ดร.สมชายฯ – Digital competencies กับ KM เป็น Synergy กันได้ เอาหลัก KM มาช่วยพัฒนา Digital competencies เช่น Digital governance Digital technology และ Digital learning มุมกลับเมื่อเรามี Digital skills ทำให้เราใช้เครื่องมือมาสนับสนัน KM และกระบวนการเรียนรู้ เพื่อให้ KM ดีขึ้น

การสร้าง Collaborative culture ในองค์กร ทำอย่างไร

รศ. ดร.สมชายฯ – ต้องดูที่จริตขององค์กร แต่ละองค์กรก็มีลักษณะจริตที่แตกต่างกัน ถ้าในองค์กรผม ผมจะเรียกมันว่า KM practice กลุ่มคนที่แตกต่างกัน มักจะทำการถ่ายทอดความรู้ระหว่างกัน ผมจะดูก่อนว่ากลุ่มนี้เราจะเอา Practice ลักษณะไหน เช่น กลุ่มพัฒนาระบบสารสนเทศ กลุ่มพัฒนาระบบเครือข่าย ผมก็เอา Morning meeting ซึ่งเค้าก็จะมีลักษณะการคุยของเค้า แต่อีกกลุ่มหนึ่งเป็นกลุ่มของงาน Admin มีคนที่สูงอายุกับคนรุ่นใหม่ ผมจึงใช้พี่สอนน้อง เพื่อสอนงานกัน อีกกลุ่มซึ่งเป็น Help desk พวกบริการ ก็จะมีประชุมเฉพาะ และมีระบบลงงานที่เอาระบบเทคโนโลยีมาช่วยเก็บและเข้าถึงความรู้

ดร.ประพนธ์ฯ – ผมมองเป็นเหรียญ เหรียญมีสองด้าน ด้านแรกคือภาวะผู้นำซึ่งพูดไปแล้ว  อีกด้านหนึ่งคือการจัดการ ถ้าพูดเรื่องนี้ให้สั้นกระชับ คือ เรื่องการวัดประเมินผล การวัดประเมินผลต้องสอดคล้องกับเรื่อง Collaboration ถ้าวัด Action ก็ได้ Actor เราต้องวัด Performance เราจะได้ Performer ต้องวัดและให้ Performance ส่วนรวม อย่าไปให้น้ำหนัก Individual เยอะเกินไป เช่น ดู Group performance 80% และดู Individual performance 20% เป็นทีม performance มากกว่า individual ถ้าตัวชี้วัดเน้นบุคคล คนก็จะเน้นทำงานเพื่อตอบตัวชี้วัดนั้น ไม่สนใจเรื่อง Collaboration เพราะตัวชี้วัดมันไม่ส่งเสริมเรื่อง Collaboration

ข้อมูล ข่าวสาร และความรู้มีมากหมาย ทั้งที่ถูกต้องมีคุณภาพ และไม่ถูกต้องไม่มีคุณภาพ เราจะมั่นใจผลการสังเคราะห์จาก AI Data science หรือ Data analytic ได้อย่างไร

รศ. ดร.สมชายฯ – มองเรื่องกระบวนการ Verification หรือ Validation คือมีการทดสอบและตรวจสอบ ในบางองค์กร ความรู้ที่จะแชร์บางครั้งบางกรณีอาจต้องมีผู้เชี่ยวชาญพิจารณาก่อนว่าถูกต้องและเหมาะสมที่จะแชร์ไหม แล้วมีตัวยืนยัน บางองค์กรก็มีลักษณะเป็นประชาคมช่วยๆ กัน พิจารณาแก้ไข content เช่น Wikipedia

ดร.ประพนธ์ฯ – Big data ในแง่ธุรกิจสินค้าอุปโภคบริโภค นำมาใช้ในการทำธุรกิต เช่น วิเคราะห์และเสนอแนวโน้มทางการตลาด แต่การนำ Big data มาใช้กับเรื่องอื่นๆ บางครั้งข้อมูลที่มารวมเป็น Big data ก็ไม่ใช่ข้อมูลคุณภาพ เมื่อนำมาวิเคราะห์ก็อาจเกิดการตั้งคำถามเรื่องความถูกต้อง คำตอบคือ เราต้องเอา AI มาช่วยในการคัดกรอง โดยเราต้องให้หลักที่สำคัญเพื่อการกรอง

ควรทำ KM ยังไงให้ยั่งยืน

ดร.อัจฉริยาฯ – ขึ้นกับว่าเรานิยามคำว่ายั่งยืนไว้ว่าอย่างไร ถ้าเรานิยามว่าการทำ KM คือการ Empower คนในองค์กรด้วยความรู้ได้ แล้วเราวัดตรงนั้น

Empower องค์กรด้วยความรู้ทำได้อย่างไร ก็ทำตามธรรมชาติ ถ้าคนถนัดใช้อุปกรณ์สื่อสารเคลื่อนที่ ถนัดใช้ Line ก็ส่งเสริมการทำ KM ด้วยการเอา Line มาเป็นเครื่องมือ มันต้องเป็นการทำ KM ที่องค์กร Empower พนักงานด้วยวิถีธรรมชาติของพนักงาน คำสำคัญของความยั่งยืนคือธรรมชาติ กลับมาเรื่องไตรลักษณ์ในพระพุทธศาสนา พระพุทธเจ้าคือครูของ MBA ในปัจจุบัน ว่าบริหารจัดการใดต้องเข้าใจเรื่องไตรลักษณ์ คือ การเกิดขึ้น ตั้งอยู่ ดับไป ต้องทำ KM ก็ทำให้ดีที่สุด คือทำแล้วมันเกิดประโยชน์กับตัวเรา คือเรามีพลังที่จะทำงานเพราะความรู้ เรามีฉันทะกับสิ่งที่เราทำ เรามี Work life balance บางหน่วยงานก็ทำ KM เพื่อให้พนักงานไม่ต้องเข้าสำนักงาน คุณจะได้มี  Work life balance แต่ก็ต้องมีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ช่วยติดตาม Performance เพื่อให้เกิดความเป็นธรรม กับคนที่เข้าทำงาน

รศ. ดร. สมชายฯ – ย้อนกลับมา 4P (People Process Product และ Performance) เอาใหม่ ปัจจจัยที่จะทำให้ KM สำเร็จและยั่งยืน คือ 4P ได้แก่

1. People
2. Process คือ KM process ต้องอยู่ใน Business process ไม่เพิ่มภาระ
3. Platform อาจเป็น Platform ที่ใช้เทคโนโลยีทั่วไป หรือ Platform สมัยใหม่
4. Policy การทำ KM ต้องเป็นนโยบายขององค์กร เพื่อให้เกิดการขับเคลื่อนที่จริงจัง

สรุปภาพรวมของการจัดการความรู้ (Knowledge Management หรือ KM) ในหน่วยงานภาคการศึกษา กรณีมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

---

โดย รศ. ดร. สมชาย นำประเสริฐชัย ผู้อำนวยการสำนักบริการคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ในช่วงเสวนาเรื่อง KM ยุคใหม่ เพื่อผลิตภาพ ผลิตผล หรือ เพื่อผู้คน (New Age in KM) ในงานสัมมนาเรื่อง Knowledge Management (KM): Past, Present and Future เมื่อวันพฤหัสบดีที่ 10 พฤษภาคม 2561 ณ ห้องออดิทอเรียม (CO-113) อาคารสำนักงานกลาง สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ อุทยานวิทยาศาสตร์ประเทศไทย จ.ปทุมธานี

ที่ผ่านมา หลายองค์กร “ทำ KM เพื่อ KM” หรือ “ทำ KM ตามเกณฑ์การตรวจประเมินของหน่วยงานกลางที่ทำหน้าที่กระตุ้นเรื่องการบริหารจัดการภาครัฐ” เพื่อให้ผ่านการตรวจประเมินของหน่วยงานกลางดังกล่าว ผลที่ตามมา คือ ก็จะมีแต่เอกสารความรู้ตามที่ถูกกำหนด เช่นเดียวกัน หลายองค์กรนำโมเดล KM ที่มีเผยแพร่มาใช้กับองค์กรของตนเอง โดยไม่เข้าใจเกี่ยวกับองค์กรของตนเอง ทำให้เกิดความล้มเหลวหรือความไม่ยั่งยืนในการทำ KM ขององค์กรเกิดขึ้น

การทำ KM นั้น ก่อนอื่นต้องรู้จักและเข้าใจองค์กรของตนเอง เข้าใจบริบท คน กระบวนการ และเป้าหมายของการนำ KM มาใช้ ทำ KM ไปทำไม ทำไมต้องทำ KM ซึ่งสะท้อนว่าการทำ KM นั้นต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน และเป้าหมายดังกล่าวก็ควรสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรด้วย การทำ KM ควรอยู่ในกระบวนการของการทำงานปกติของหน่วยงาน

การทำ KM ควรมอง 4P คือ 1.) People 2.) Process 3.) Product และ 4.) Performance

1. People คือ คนจะได้ประโยชน์อะไรจากการทำ KM
2. Process คือ กระบวนการทำงานเดิมที่เป็นอยู่จะดีขึ้นหรือไม่ อย่างไร จากการทำ KM
3. Product คือ ผลิตภัณฑ์และหมายรวมถึงบริการที่เป็นอยู่จะดีขึ้นหรือไม่ อย่างไร จากความรู้ที่เกิดขึ้นจากการทำ KM
4. Performance คือ การทำ KM ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในภาพรวมขององค์กรในเรื่องใด เช่น เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดี เพื่อเพิ่มความเร็วในการทำงาน เพื่อลดค่าใช้จ่าย เพื่อสร้างนวัตกรรม หรือเพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน เป็นต้น

การทำ KM ของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เดิมทีนั้นเริ่มทำ KM ตามคู่มือของหน่วยงานกลางภายนอกที่ทำหน้าที่กระตุ้นเรื่องการบริหารจัดการภาครัฐ แล้วจึงมีการพัฒนาโมเดล KM ของตนเอง คือ ทำ KM ภายใต้บริบทของมหาวิทยาลัย ขณะเดียวกันก็สอดคล้องกับการประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัย มีการเดินสายทำความเข้าใจเรื่อง KM ภายในมหาวิทยาลัย และต้องหาเวลาพูดคุยเพื่อทำความเข้าใจแบบไม่เป็นทางการ

องค์กรแต่ละองค์กรมีปัจจัยแวดล้อมที่แตกต่างกัน เช่น วัฒนธรรม กระบวนการ และเป้าหมาย เป็นต้น ดังนั้น แต่ละองค์กรควรสร้างโมเดลKM ที่เหมาะสมกับตนเอง มีการต่อยอด KM ในแต่ละกลุ่ม และมีการพัฒนารูปแบบการเรียนรู้ที่เหมาะสมกับบริบทของแต่ละกลุ่มและองค์กร

“การทำ KM นั้นไม่มีสูตรสำเร็จ ควรหารูปแบบโมเดลที่เหมาะสมกับตนเองมากที่สุด”

ภาพรวมอดีต ปัจจุบัน และอนาคตของการจัดการความรู้ (Knowledge Management หรือ KM) ในประเทศไทย

---

โดย ดร.ประพนธ์ ผาสุขยืด กรรมการมูลนิธิสถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) ในงานสัมมนาเรื่อง Knowledge Management (KM): Past, Present and Future เมื่อวันพฤหัสบดีที่ 10 พฤษภาคม 2561 เวลา 09.30 – 10.30 น. ณ ห้องออดิทอเรียม (CO-113) อาคารสำนักงานกลาง สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ อุทยานวิทยาศาสตร์ประเทศไทย จ.ปทุมธานี

KM เกิดขึ้นในประเทศไทยมาแล้วกว่า 20 ปี โดยปี พ.ศ. 2545 คือปีที่เริ่มปรากฎคำว่า KM ชัดเจน (แม้ยังไม่มีหน่วยงานที่ทำหน้าที่ผลักดัน KM ในประเทศไทยอย่างเป็นรูปธรรมในขณะนั้น) โดย KM ในประเทศไทยสามารถแบ่งเป็น 3 ยุค ดังนี้

KM ยุคที่ 1 (ราว พ.ศ. 2545-2550)

KM ในยุคนี้ เน้นการจัดการเนื้อหา (Content) และความรู้แบบชัดแจ้ง (Explicit knowledge) หรือ ความรู้ในกระดาษและสื่อต่างๆ โดยความรู้ต้องถูกจัดการ เข้าถึง และเผยแพร่ได้ง่าย โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology หรือ IT) เข้ามาช่วย เช่น ระบบการจัดการเนื้อหา (Content Management System หรือ CMS) และ ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System หรือ DMS) นอกจากนี้ ยังมีแนวคิดเรื่องการจัดตั้งศูนย์ความรู้ (Knowledge center) ขึ้น เพื่อทำหน้าที่หลักในการบริหารจัดการความรู้

ปี พ.ศ. 2547 KM ได้รับความสนใจเป็นอย่างมากในประเทศไทย เพราะ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (กพร.) ซึ่งเป็นหน่วยงานกลางที่ทำหน้าที่กระตุ้นเรื่องการบริหารจัดการภาครัฐ ได้สร้างตัวชี้วัดเกี่ยวกับการเรียนรู้ และ KM ขึ้น เพื่อทำให้หน่วยงานภาครัฐเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ทำให้หน่วยงานภาครัฐหลายหน่วยงานลุกขึ้นมาทำ KM เกิด “KM for KM” หรือ การทำ KM เพื่อ KM ขึ้น

KM ยุคที่ 2 (ราว พ.ศ. 2550-2555)

เนื่องจากความรู้ส่วนใหญ่อยู่ในตัวบุคคล (Tacit knowledge) และการดึงความรู้ออกมาจากตัวบุคคลไม่ใช่เรื่องง่ายที่สามารถทำได้ด้วย IT อย่าง KM ในยุคที่ 1 ดังนั้น จึงเกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนทัศน์ในการทำ KM  คือ การให้ความสำคัญเรื่องการจะทำอย่างไรเพื่อให้คนมาเชื่อมโยงกัน (Connection) และ มีการปฏิสัมพันธ์กัน (Interaction) เพื่อแบ่งปันความรู้ ตลอดจนมีการเปิดใจที่จะแบ่งปันและแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน

ในยุคนี้มีการเสนอ KM โมเดลขึ้นในประเทศไทย เรียกว่า ปลาทูโมเดล คิดขึ้นโดย ดร.ประพนธ์ ผาสุกยืด ซึ่งชื่อเดิม คือ TUNA model มากจาก Thai-UNAids Model ปลาทูโมเดลเป็นแนวทางเบื้องต้นในการจัดการความรู้ โดยในการดำเนินการจัดการความรู้เปรียบการจัดการความรู้เหมือนกับปลาทูหนึ่งตัวที่มี 3 ส่วนคือ 1.) หัวปลา หมายถึง Knowledge Vision (KV) คือ เป้าหมายหลักของการดำเนินการ KM สะท้อน วิสัยทัศน์ความรู้ หรือหัวใจของความรู้ เพื่อการบรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กร โดยก่อนที่จะทำ KM ต้องตอบให้ได้ว่า จะทำ KM ไปเพื่ออะไร 2.) ตัวปลา หมายถึง Knowledge Asset (KA) คือ ขุมความรู้ ที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และ 3.) ท้องปลา หมายถึง Knowledge Sharing (KS) คือ การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างบุคคล ยุคนี้เกิดคำศัพท์ใหม่ๆ เช่น ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practices หรือ CoPs) และ Knowledge café หรือ ที่ที่ให้คนมาพบปะพูดคุยแลกเปลี่ยนความรู้กัน โดยมี หางปลา หมายถึง Information Technology (IT) คือ เทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นเครื่องมือเสริมเพื่อช่วยในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และเผยแพร่ความรู้ ดังนั้น KM ในยุคนี้ไม่ใช่แค่ทำ KM เพื่อ KM แต่เป็นการทำ KM เพื่อนำความรู้ไปตอบวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร ปลาทูโมเดลนี้สอดคล้องกับ The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization โดย Peter Senge

KM ยุคที่ 3 (ราว พ.ศ. 2555-2560)

ยุคนี้ให้ความสำคัญกับความรู้ที่นำไปใช้แล้วประสบผลสำเร็จ (Best practices) มากกว่าความรู้แบบชัดแจ้งและความรู้ในตัวบุคคล ยุคนี้ยังเน้นความร่วมมือกัน (Collaboration) เพื่อนำเอาความรู้ไปใช้ประโยชน์ (Knowledge utilization) เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ (Outcome)

วงจร KM ในยุคนี้ เริ่มจากการแบ่งปัน Best practices โดยคนรับและนำ Best practices นั้นไปปรับใช้ด้วยใจที่เปิดรับ เมื่อนำเอา Best practices ไปใช้ภายใต้การพิจารณาถึงบริบทของแต่กลุ่มจะทำเกิดผลลัพธ์ เช่น ช่วยในการแก้ไขปัญหา ทำให้ผลิตผลสูงขึ้น และพัฒนางาน โดยความรู้ใดที่ใช้ได้ก็จะถูกจัดเก็บ และ/หรือ ถูกนำไปต่อยอด แล้วถูกวนกับไปแบ่งปัน เป็นวงจรที่วนซ้ำไปเรื่อยๆ มีการเคลื่อนไหลตลอดเวลา (Dynamic) KM ในยุคนี้เป็น KM เพื่อผลลัพธ์  (KM for Results) คือผลิตผลลัพธ์ (Outcome)

ตัวอย่างเครื่องมือ KM ในยุคนี้ เช่น 1.) Storytelling หรือ การเล่าเรื่องที่สำเร็จหรือเรื่องที่เป็นบทเรียน ความท้าทายของ Storytelling คือ การทำอย่างไรให้คนกล้าเล่าเรื่องอย่างเปิดใจ ปัจจัยหนึ่งที่สำคัญ คือ วัฒนธรรมขององค์กรที่ต้องเอื้อให้คนกล้าเราเรื่องต่างๆ อย่างเปิดใจ โดยไม่มีการกล่าวโทษหรือตำหนิ และ 2.) After Action Review (AAR) คือ การทบทวนหลังการปฏิบัติงาน ว่าอะไรที่ได้รับมอบหมาย อะไรที่สำเร็จตามเป้าหมาย อะไรที่ไม่สำเร็จตามเป้าหมาย เพราะอะไร เพื่อศึกษาปัจจัยความสำเร็จและความล้มเหลว นำไปสู่การเรียนรู้ การพัฒนา และปรับปรุงงานต่อไป ทั้งนี้การจะเลือกใช้เครื่องมือ KM ตัวใด จะต้องพิจารณาถึงความเหมาะสมระหว่างเครื่องมือและบริบทของกลุ่ม/องค์กรที่จะนำเครื่องมือไปประยุกต์ใช้

KM ในยุคปัจจุบัน (ราว พ.ศ. 2560- )

บันไดที่สำคัญของ KM คือ 1.) วัฒนธรรมที่เหมาะสม โดยเฉพาะวัฒนธรรมของความร่วมมือกัน (Collaborative culture) ภายในองค์กรที่ต้องอาศัยผู้นำแบบเสริมพลังในการขับเคลื่อน 2.) การสร้างความรู้ใหม่ (Knowledge creation) ที่ก่อให้เกิด3.) นวัตกรรม (Innovation) และ 4.) เทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามามีบทบาทสำคัญต่อ KM เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence หรือ AI) เทคโนโลยีสื่อสารที่มีความเร็วและคุณภาพสูงมาก (New Communications Technology) เทคโนโลยีอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแบบทุกที่ทุกเวลา (Mobile/ Wearable Computing) เทคโนโลยีการประมวลผลแบบคลาวด์ (Cloud Computing) เทคโนโลยีการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ (Big Data Analytics) และเทคโนโลยีการเชื่อมต่อของสรรพสิ่ง (Internet of Things) เป็นต้น

1. Social networking และ Social media

เว็บไซต์ Social network เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากในด้านการตลาดและการสื่อสาร ขณะนี้องค์ประกอบ Social media ถูกรวมเข้าไว้ในซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสื่อสารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. Enterprise Collaboration

การทำงานร่วมกันช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ แต่การเชื่อมโยงคนทำงานเข้าด้วยกันอาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งในระบบการทำงานที่มีการแยกส่วนหรือการทำงานที่เป็นอิสระ ระบบความรู้มีการทำงานร่วมกันมากขึ้นเมื่อรวมเข้ากับอินทราเน็ตขององค์กร ระบบความรู้นี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์เอกสารและติดต่อสื่อสารกันได้แบบเรียลไทม์

3. Search indexing

ฟังก์ชันการค้นหาในระบบการจัดการความรู้กำลังเติบโต แต่ขึ้นอยู่กับการจัดทำดัชนี (Indexing) ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาข้อมูลและความรู้ตามต้องการ

4. Mobile technology

การผสมผสานเทคโนโลยีโทรศัพท์เคลื่อนที่สำหรับระบบการจัดการความรู้ช่วยประหยัดเวลาและเงิน เพราะว่าไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน เวลาใด ก็สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการ

5. User engagement

ระบบการจัดการความรู้ในปัจจุบันมีความยืดหยุ่นและครบถ้วนสมบูรณ์มากขึ้น ผู้ใช้สามารถแชร์สารสนเทศได้อย่างง่ายดาย ส่งผลให้การมีส่วนร่วมของผู้ใช้ในการจัดการความรู้เพิ่มขึ้น

6. Knowledge management and content creation

องค์กรสร้างเนื้อหาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ทันกับความต้องการข้อมูล การจัดการความรู้ช่วยองค์กรแชร์และบริหารจัดการเนื้อหาเมื่อถูกสร้างขึ้น ซอฟต์แวร์ระบบการจัดการความรู้ช่วยเพิ่มความคิดสร้างสรรค์และความสามารถในการทำงานหลายอย่างในธุรกิจ

7. User-friendly interface

User interface ใหม่และมีประสิทธิภาพสำหรับระบบการจัดการความรู้ได้รับการออกแบบและทำให้ใช้งานง่ายขึ้นช่วยเพิ่มประสบการณ์ของผู้ใช้ภายในองค์กร

8. Automatic updates

ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ควรมีการอัพเดทอย่างสม่ำเสมอแบบอัตโนมัติ ผลดีที่ตามมาคือการเพิ่มผลิตผลขององค์กรเนื่องจากระบบการจัดการความรู้นั้นพร้อมหรือสามารถทำงานได้ตลอดเวลาและต่อเนื่อง

9. Customer support integration

การสนับสนุนลูกค้าเป็นเรื่องสำคัญสำหรับองค์กร ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้เป็นแพลตฟอร์มที่สมบูรณ์แบบสำหรับการบริการลูกค้าเนื่องจากเป็นที่เก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบริการและผลิตภัณฑ์ ดังนั้น การบูรณาการระหว่างการสนับสนุนลูกค้าและระบบการจัดการความรู้ ช่วยให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

10. Customization

ไม่มีระบบการจัดการความรู้ระบบใดระบบหนึ่งที่จะเหมาะสมกับระบบการจัดการความรู้ทั้งหมด ดังนั้น ความสามารถในการปรับแต่งของระบบการจัดการความรู้ที่ตรงกับความต้องการของแต่ละองค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญ

---

ที่มา: Arrow Solutions Group. 10 Trends to Watch in Knowledge Management. Retrieved March 5, 2018, from https://www.arrowsolutionsgroup.com/blog/10-trends-watch-knowledge-management