ความรู้ที่สำคัญคือความรู้ที่มีคุณค่าและยั่งยืน เพียงพอที่จะทำให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขันที่ยั่งยืน ซึ่งจะทำให้ต้นทุนในการรักษาและถ่ายทอดจากพนักงานไปสู่พนักงานเป็นไปอย่างเหมาะสม ความรู้ที่สำคัญนั้นมีลักษณะแตกต่างกันไปสำหรับทุกองค์กรและนั่นคือเหตุผลใหญ่ว่าทำไมจึงมีความสำคัญ ความรู้ที่สำคัญมักเป็นเรื่องยากหรือไม่สามารถแทนที่ได้ด้วยการจ้างงาน เป็นความรู้ประเภทหนึ่งที่ได้รับจากประสบการณ์ในชีวิตจริงในองค์กร

คิดว่าความรู้ที่สำคัญคือน้ำมันในเครื่องยนต์ของธุรกิจ ผู้บริหารที่ขับเคลื่อนธุรกิจอาจไม่ได้คิดถึงเรื่องนี้ในแต่ละวันและลูกค้าให้ความสำคัญกับรูปลักษณ์ภายนอกมากกว่า แต่น้ำมันนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและเชื่อถือได้ ถ้าไม่มีน้ำมันแม้สักครู่เครื่องยนต์จะหยุดทำงาน จะต้องเข้ารับการซ่อมแซมที่มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานาน และนั่นคือถ้าโชคดีพอพบปัญหาก่อนที่จะทำให้เกิดความเสียหายที่ไม่สามารถแก้ไขได้

ลองพิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ เพื่อลดค่าใช้จ่ายสายการบินจึงเลิกใช้เครื่องจักรที่มีประสิทธิภาพบางส่วน พนักงานที่เหลือต้องใช้เวลามากขึ้นในการวินิจฉัยและซ่อมแซมเครื่องบิน สิ่งนี้นำไปสู่ความล่าช้าของเที่ยวบินและการยกเลิก ซึ่งส่งผลให้ลูกค้าไม่พึงพอใจและต้นทุนต่อที่นั่งของสายการบินเพิ่มขึ้น โชคดีที่สายการบินได้เรียนรู้บทเรียนและเริ่มระบุความรู้ที่สำคัญก่อนที่จะมีการปรับลดพนักงานในรอบถัดไป

การระบุความรู้ที่สำคัญไม่ใช่แค่การป้องกันการสูญเสียเท่านั้น เมื่อทราบว่าความรู้ที่สำคัญขององค์กรคืออะไรและอยู่ที่ใด จะสามารถใช้ประโยชน์จากความรู้นั้นได้ดีขึ้น สามารถก้าวไปได้เร็วขึ้นโดยใช้ความรู้ที่สำคัญทันทีที่มีความเกี่ยวข้อง สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้นสำหรับลูกค้า สามารถฝึกอบรมผู้อื่นเกี่ยวกับความรู้ที่สำคัญ ทำให้เพิ่มขีดความสามารถในวันนี้และสร้างความแข็งแกร่งสำหรับวันพรุ่งนี้ อาจสามารถเปลี่ยนความรู้ที่สำคัญให้กลายเป็นสินทรัพย์ทางการตลาดที่ทำให้บริษัทแตกต่างจากคู่แข่ง

ขั้นตอนแรกในการระบุความรู้ที่สำคัญคือการพูดคุยกับผู้นำทางธุรกิจ ความรู้ที่สำคัญนั้นยากที่จะมองเห็นได้จากระยะไกลโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ที่กำลังมองหาสิ่งนี้ขาดความเชี่ยวชาญด้านโดเมน จะต้องเจาะลึกธุรกิจเพื่อให้เห็นภาพว่าความรู้ที่สำคัญอาจอยู่ที่ใด

จะทำอย่างไรหากมีคนไม่เห็นด้วยเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญ
จะจัดลำดับความสำคัญของความรู้ที่สำคัญที่สุดในการบันทึกและถ่ายโอนอย่างไร
จะทำอย่างไรหากผู้คนไม่แน่ใจว่าจะอธิบายหรือบันทึกความรู้ที่สำคัญของตนอย่างไร
จะทำให้ความรู้ที่สำคัญให้กับคนที่ใช่ ในรูปแบบที่ถูกต้อง ในเวลาที่เหมาะสมได้อย่างไร

คำถามเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะจัดการและเกิดขึ้นเกือบทุกครั้งที่องค์กรเริ่มมองหาความรู้ที่สำคัญขององค์กร นั่นคือเหตุผลที่ APQC แนะนำการทำแผนที่ความรู้ หลังจากประสบการณ์ 25 ปีใน KM มั่นใจว่าการทำแผนที่ความรู้เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรวบรวมข้อมูลและสร้างความเห็นร่วมกันในสิ่งที่ก่อให้เกิดความรู้ที่สำคัญ โชคดีที่ไม่จำเป็นต้องมีเครื่องมือแฟนซีมากมายในการทำ สามารถทำงานให้เสร็จได้ด้วยสเปรดชีตง่าย ๆ หากต้องการ แต่จำเป็นต้องมีความรู้เล็กน้อย นั่นคือที่มาของหลักสูตรออนไลน์ใหม่ของ APQC

หลักสูตรการทำแผนที่ความรู้ด้วยตนเองของ APQC (http://apqc.thinkific.com/courses/knowledge-mapping) ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้แม้แต่ผู้เริ่มต้นเรียนรู้วิธีสร้างและวิเคราะห์แผนที่ความรู้ จะสร้างทักษะโดยการฝึกฝนขั้นตอนทางยุทธวิธีและเครื่องมือในการกำหนดขอบเขตและทำแผนที่ความรู้, เรียนรู้วิธีระบุและวิเคราะห์ช่องว่างของความรู้ และรู้วิธีใช้ข้อมูลเชิงลึกจากการทำแผนที่ความรู้เพื่อเพิ่มการไหลเวียนของความรู้ที่สำคัญในและระหว่างกระบวนการทางธุรกิจ

ที่มา: Mercy Harper (October 14, 2020). What is Critical Knowledge?. Retrieved May 12, 2021, from https://www.apqc.org/blog/what-critical-knowledge