Archival value คืออะไร
โดย สมหมาย ตามประวัติ

Archival value หมายถึง คุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาเพื่อตัดสินใจเลือกว่าเอกสารใดควรเก็บรักษาเป็นเอกสารจดหมายเหตุและเอกสารใดควรทำลาย การประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุมีวัตถุประสงค์เพื่อคัดเลือกเอกสารที่มีคุณค่าสำคัญ เพื่อเก็บรักษาเป็นเอกสารจดหมายเหตุไว้ตลอดไป ดังนั้น การประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุจึงเป็นขั้นตอนสำคัญขั้นตอนหนึ่งในหลักวิชาการดำเนินงานจดหมายเหตุสากลและเป็นภารกิจหนึ่งที่สำคัญของนักจดหมายเหตุ ในการพิจารณาคุณค่าของเอกสารสามารถพิจารณาได้  ดังต่อไปนี้

คุณค่าของเอกสารสามารถจำแนกได้เป็น 2 ลักษณะ คือ
1. คุณค่าขั้นต้น คือ การใช้ประโยชน์ในช่วงระยะแรกที่ได้จัดทำเอกสารขึ้นในด้านการบริหาร การปฏิบัติงาน หรือเพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงทางกฎหมายและทางการเงิน โดยพิจารณาจาก หน้าที่หรือวัตถุประสงค์ของเอกสารที่มีต่อหน่วยงานหรือบุคคลที่จัดทำและใช้เอกสารนั้น
2. คุณค่าขั้นรอง คือ คุณค่าที่มีหลังจากเอกสารสิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว ซึ่งยังสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานในการศึกษาค้นคว้าอ้างอิงในเรื่องเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ เหตุการณ์ ประวัติ และพัฒนาการของหน่วยงาน

คุณค่าของเอกสารที่ใช้กำหนดเป็นเกณฑ์สำหรับการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ
1. คุณค่าด้านการบริหาร คือ เอกสารที่เป็นเครื่องมือในการดำเนินงาน/บริหารของหน่วยงานในปัจจุบันหรือในอนาคต เช่น เอกสารนโยบาย แผนงาน คำสั่ง ระเบียบ ประกาศ รายงานการประชุม
2. คุณค่าด้านกฎหมาย คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นตามที่กฎหมายกำหนด/รองรับ และเอกสารที่เป็นพยานถึงเหตุการณ์หรือข้อตกลง ซึ่งสามารถนำมาอ้างอิงทางกฎหมาย เช่น เอกสารทางด้านเอกสิทธิ์ สัญญาต่าง ๆ ข้อตกลง พระราชบัญญัติ โฉนด
3. คุณค่าด้านการเงิน คือ เอกสารที่จำเป็นต่อการดำเนินงานเรื่องการเงิน งบประมาณ เช่น หลักฐานทางการเงิน เอกสารการใช้จ่ายงบประมาณ ประมาณการรายรับรายจ่าย
4. คุณค่าทางประวัติศาสตร์ แสดงประวัติศาสตร์ของหน่วยงานที่ผ่านมา โดยให้ข้อมูลเกี่ยวกับชีวิตและกิจกรรมของบุคคลที่เกี่ยวข้อง เช่น ภาพถ่าย โปสเตอร์ ของที่ระลึก จดหมาย
5. คุณค่าด้านวิชาการ คือ เอกสารที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ วัตถุสิ่งของ เหตุการณ์ ซึ่งมีประโยชน์ต่อการศึกษาค้นคว้า วิจัย

นอกจากนี้ยังต้องใช้เทคนิคการประเมินด้วยการพิจารณาด้านกายภาพของเอกสารมาเป็นเกณฑ์การประเมินเพิ่มเติม เช่น ความสมบูรณ์ ความถูกต้อง ความน่าเชื่อถือ แล้วจึงนำข้อมูลและรายละเอียดที่ได้มาพิจารณาตัดสินใจและจัดทำเป็น “ตารางกำหนดอายุเอกสาร” เพื่อใช้เป็นแนวทางการพิจารณาหรือเป็นคู่มือในการจัดเก็บและทำลายเอกสารต่อไป 
 

MTEC
BIOTEC
NECTEC
NANOTEC

tsp

AIMI

nctc

ผลงานวิจัยพร้อมถ่ายทอด

ฐานข้อมูลหน่วยงานภาครัฐ

 
สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)
เป็นหน่วยงานของรัฐที่จัดตั้งขึ้นเพื่อศึกษาวิจัยและพัฒนาทางด้านวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยีเพื่อการพัฒนาประเทศไทย ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อแสวงหากำไร
หากท่านพบว่ามีข้อมูลใดๆ ที่ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาปรากฏอยู่ในเว็บไซต์ของสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ
โปรดแจ้งให้ทราบเพื่อดำเนินการแก้ปัญหาดังกล่าวโดยเร็วที่สุดต่อไป