แนวคิดและกิจกรรมหลักของการออกแบบห้องสมุดดิจิทัล ที่คุณ (อาจ) ไม่เคยได้เรียนรู้จากโรงเรียนทางบรรณารักษศาสตร์

เมื่อวันศุกร์ที่ 23 ม.ค. 2558 ที่ผ่านมา จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย โดยภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ และ สำนักงานวิทยทรัพยากร ได้จัดการประชุมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง “วิธีการออกแบบห้องสมุดดิจิทัล: สิ่งที่ (อาจ) ไม่ได้เรียนจากโรงเรียนบรรณารักษศาสตร์!” (How to design a digital library: what you do not learn in library school!.) โดยได้รับเกียรติจาก Mr. Emil Levine ผู้เชี่ยวชาญและที่ปรึกษาด้านบรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์ สมาคมวิชาชีพสารสนเทศศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งสหรัฐอเมริกา (Association for Information Science and Technology หรือ ASIST) แบ่งปันความรู้และประสบการณ์เกี่ยวกับการออกแบบและบริหารจัดการห้องสมุดดิจิทัล

 

หนึ่งในประเด็นสำคัญที่ควรคำนึงถึงเป็นลำดับต้นๆ ของการออกแบบและบริหารจัดการห้องสมุดดิจิทัล คือ การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic planning) ในการดำเนินงาน เพื่อกำหนดเป้าหมายและทิศทางการดำเนินงานเพื่อไปยังให้เป้าหมายดังกล่าวแก่บุคลากรรวมถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง การวางแผนกลยุทธ์ ประกอบด้วย 4 ส่วนหลัก คือ วิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมาย และกิจกรรม 

  1. วิสัยทัศน์ ซึ่งมักสอดคล้องกับทฤษฎีด้านบรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์ เช่น เพื่อส่งเสริมการเรียนรู้…
  2. พันธกิจ ซึ่งควรสอดคล้องกับพันธกิจของหน่วยงานต้นสังกัด เช่น เพื่อสนับสนุนพันธกิจขององค์กร คือ.....
  3. เป้าหมาย คือ การอธิบายเกี่ยวกับกิจกรรมและบริการของห้องสมุด 
  4. กิจกรรม คือ การระบุรายการและรายละเอียดของกิจกรรมแต่ละกิจกรรมที่ห้องสมุดให้บริการแก่ผู้ใช้

ถัดมาคือ แผนการปฏิบัติงาน (Operational plan) ที่ระบุรายการกิจกรรมและระยะเวลาในการดำเนินงานกิจกรรมนั้นๆ ซึ่งสามารถจัดกลุ่มเป็น 3 ระยะหลักๆ คือ Planning phase Implementation phase และ Operations phase ภายใต้แต่ละช่วง (Phase) ประกอบด้วยกิจกรรมอื่นๆ ซึ่งอาจดำเนินการคู่ขนานกัน

A = Planning phase ประกอบด้วย การวิเคราะห์ความต้องการ การติดต่อกับภายนอก และการบริหารจัดการ

A1 การวิเคราะห์ความต้องการ ครอบคลุมเกี่ยวกับ

  • การสัมภาษณ์บุคลากรเพื่อกำหนดสารสนเทศที่ต้องการ โดยเฉพาะ Buy-in คือ การโน้มน้าวบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อมีส่วนร่วมในกิจกรรมการออกแบบและบริหารจัดการห้องสมุด ด้วยการให้ความสนใจและความสำคัญกับความต้องการของบุคคลหรือองค์กรเหล่านั้น
  • การสำรวจทรัพยากรเพื่อกำหนดพื้นที่ใช้งานที่ต้องการ
  • การรับรองความต้องการเกี่ยวกับการบอกรับและให้บริการวารสาร
  • การกำหนดความต้องการเกี่ยวกับเฟอร์นิเจอร์
  • การระบุความต้องการเกี่ยวกับทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ฐานข้อมูลออนไลน์ ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์

A2 การติดต่อกับภายนอก ครอบคลุมเกี่ยวกับ

  • การกำหนดจุดของการติดต่อเพื่อการบริการ เช่น จุดบริการออนไลน์ ซอฟต์แวร์เพื่อสนับสนุนการให้บริการห้องสมุด ช่องทางในการเสนอรายชื่อทรัพยากรเพื่อการจัดหา
  • การตรวจสอบเกี่ยวกับการให้บริการยืมระหว่างห้องสมุด
  • การติดต่อสื่อสารกับห้องสมุดอื่นๆ เช่น การเข้าเยี่ยมชม หรือการต้อนรับห้องสมุดอื่นๆ
  • การเข้าร่วมหรือจัดตั้งสมาคมทางห้องสมุด

A3 การบริหารจัดการ ครอบคลุมเกี่ยวกับ

  • การพัฒนางบประมาณ
  • การระบุกิจกรรมและวิธีการเพื่อให้กิจกรรมนั้นๆ สำเร็จลุล่วง เช่น การคัดเลือกและการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ การวิเคราะห์และลงรายการทรัพยากรสารสนเทศ การจัดการชั้นทรัพยากร การยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศ บริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้า การยืมระหว่างห้องสมุด การฝึกอบรม การแลกเปลี่ยนหรืออภินันทนาการทรัพยากรสารสนเทศ การพัฒนาคอลเลคชั่น และห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์/เสมือน)
  • การกำหนดความต้องการเกี่ยวกับบุคลากร และการกำหนดรายละเอียดของงานในแต่ละตำแหน่ง (Job descriptions)
  • การรับสมัครบุคลากรในตำแหน่งใหม่

B = Implementation phase ประกอบด้วย การจัดหาบริการจากภายนอก กิจกรรมภายใน การฝึกอบรม และการบริหารจัดการ

B1 การจัดหาบริการจากภายนอก ครอบคลุมเกี่ยวกับ

  • การบริหารจัดการเกี่ยวกับการบอกรับวารสาร
  • การจัดหาซอฟต์แวร์สำหรับงานห้องสมุด โดยเฉพาะระบบห้องสมุดอัตโนมัติ
  • สัญญาเกี่ยวกับฐานข้อมูลออนไลน์ การให้บริการยืมระหว่างห้องสมุด รวมถึงเฟอร์นิเจอร์ วัสดุครุภัณฑ์ และวัสดุสิ้นเปลือง

B2 กิจกรรมภายใน ครอบคลุมเกี่ยวกับ

  • การติดตั้งเฟอร์นิเจอร์และวัสดุครุภัณฑ์
  • การเคลื่อนย้ายทรัพยากรสารสนเทศฉบับพิมพ์
  • การเชื่อมโยงและทดสอบทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล เช่น ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ฐานข้อมูลออนไลน์ ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์)
  • การเชื่อมโยงไฟล์รายการบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศและข้อมูลผู้ใช้บริการเข้ากับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ

 B3 การฝึกอบรม ครอบคลุมเกี่ยวกับ

  • การอบรมบุคลากรภายในห้องสมุดเกี่ยวกับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ฐานข้อมูลออนไลน์ กิจกรรมต่างๆ ภายในห้องสมุด
  • การอบรมผู้ใช้บริการเกี่ยวกับการให้และใช้บริการห้องสมุดและทรัพยากรสารสนเทศ

B4 การบริหารจัดการ ครอบคลุมเกี่ยวกับ

  • การพัฒนาแบบสำรวจความต้องการและรายงาน
  • การพัฒนาแผนและกิจกรรมส่งเสริมการใช้ทรัพยากรสารสนเทศและบริการของห้องสมุด
  • การพัฒนาคู่มือ
  • การเข้าร่วมการประชุมผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการห้องสมุดและความรู้ 

C = Operations phase ประกอบด้วย การดำเนินงาน และ การบริหารจัดการ

C1 การดำเนินงาน ครอบคลุมเกี่ยวกับ

  • การให้และพัฒนาบริการทั้งแบบออนไลน์และที่มิใช่ออนไลน์
  • การใช้ประโยชน์ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ
  • การฝึกอบรม 

C2 การบริหารจัดการ ครอบคลุมเกี่ยวกับ

  • การอบรมบุคลากรและผู้ใช้บริการอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ
  • การเข้าร่วมการประชุมด้านห้องสมุดและสารสนเทศศาสตร์เพื่อโปรโมทห้องสมุด
  • การมีส่วนร่วมและบทบาทที่เหมาะสมในเครือข่ายห้องสมุด
  • การหมั่นประเมินผลการดำเนินงาน

 

ห้องสมุดนับเป็นแหล่งที่รวบรวมและให้ทรัพยากรสารสนเทศที่สำคัญแห่งหนึ่งเพื่อสนับสนุนการเรียนรู้แก่ชุมชนและผู้สนใจ แต่นอกเหนือจากการเป็นแหล่งรวบรวมแล้ว การโปรโมทเพื่อให้ผู้ใช้รู้จักและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศที่ห้องสมุดรวบรวบและให้บริการนั้นนับเป็นงานที่อาจพูดได้ว่าสำคัญกว่า เพื่อให้เกิดการประยุกต์ใช้ทรัพยากรสารสนเทศนั้นอย่างคุ้มค่า

alt

รูปภาพจาก Presentayion ของ Mr. Emil Levine

 

นอกจากนี้ การออกแบบและบริหารจัดการห้องสมุด (ดิจิทัล) ยังต้องอาศัยทักษะอื่นๆ ที่อาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับวิชาการทางบรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์โดยตรง โดยต้องอาศัยความรู้ ทักษะ และประสบการณ์จากหลากหลายๆ สาขาวิชาประกอบเข้าด้วย เช่น การทำสัญญาและกฎหมาย งบประมาณ การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ การวิเคราะห์ระบบ การเจรจาต่อรอง ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและองค์กร การแก้ไขความขัดแย้ง และการจัดการความตรึงเครียด จึงนับเป็นงานที่ท้าทายความรู้และความสามารถ ตลอดจนความร่วมมือจากหลากหลายส่วนทั้งภายในและภายนอกองค์กร

 

ที่มาข้อมูล: จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย คณะอักษรศาสตร์ วิชาบรรณารักษศาสตร์ และ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย สำนักงานวิทยทรัพยากร. (2558). วิธีการออกแบบห้องสมุดดิจิทัล: สิ่งที่ (อาจ) ไม่ได้เรียนจากโรงเรียนบรรณารักษศาสตร์ !” = How to design a digital library: what you do not learn in library school!. การประชุมเชิงปฏิบัติการ. กรุงเทพมหานคร : สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

MTEC
BIOTEC
NECTEC
NANOTEC

tsp

AIMI

nctc

ผลงานวิจัยพร้อมถ่ายทอด

ฐานข้อมูลหน่วยงานภาครัฐ

 
สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)
เป็นหน่วยงานของรัฐที่จัดตั้งขึ้นเพื่อศึกษาวิจัยและพัฒนาทางด้านวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยีเพื่อการพัฒนาประเทศไทย ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อแสวงหากำไร
หากท่านพบว่ามีข้อมูลใดๆ ที่ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาปรากฏอยู่ในเว็บไซต์ของสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ
โปรดแจ้งให้ทราบเพื่อดำเนินการแก้ปัญหาดังกล่าวโดยเร็วที่สุดต่อไป