เอกสารดิจิทัลทุกฟอร์แมตจำเป็นต้องมีกระบวนการจัดเก็บ และบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้สามารถเรียกใช้ สืบค้นได้สะดวก รวดเร็ว โดยเฉพาะในยุคแห่งสังคมข่าวสารที่ผสานกับเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตและเครือข่าย การกำหนดมาตรฐานชื่อแฟ้มเอกสาร และชื่อโฟลเดอร์ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น

การจัดวางโครงสร้างโฟลเดอร์ในสื่อจัดเก็บต่างๆ (Storage) ให้เป็นระบบระเบียบ การกำหนดเกณฑ์การตั้งชื่อโฟลเดอร์ และชื่อแฟ้มเอกสารก็คงไม่แตกต่างจากการบริการจัดการแฟ้มเอกสารในยุคที่เป็นตู้เอกสาร ซึ่งจะช่วยให้การเข้าถึงการเรียกใช้งานเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว 

การจัดเก็บเอกสาร

 

การตั้งชื่อโฟลเดอร์และชื่อแฟ้มเอกสาร ตลอดทั้งการจัดวางโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ไม่มีแนวทางปฏิบัติร่วมกันจะส่งผลต่อการสืบค้น การเข้าถึง และการเผยแพร่สื่อดิจิทัล รวมทั้งเมื่อมีการปรับเปลี่ยนระบบอาจจะส่งผลให้ต้องรื้อใหม่ แทนที่จะโอนย้ายสื่อดิจิทัลแล้วเปิดระบบได้ทันที เพื่อให้การบริหารจัดการโฟลเดอร์และแฟ้มเอกสารดิจิทัลเป็นไปอย่างมีคุณภาพ ฝ่ายบริการความรู้ฯ ขอนำเสนอต้นแบบแนวปฏิบัติดังนี้

  • แนวปฏิบัติเกี่ยวกับโฟลเดอร์
  • แนวปฏิบัติเกี่ยวกับชื่อแฟ้มเอกสารดิจิทัล

แนวปฏิบัติเกี่ยวกับโฟลเดอร์

การสร้างโฟลเดอร์ก่อนที่จะสร้างสื่อดิจิทัลใดๆ เป็นลำดับขั้นตอนที่ควรปฏิบัติด้วยทุกครั้ง จากนั้นเมื่อมีการสร้างเอกสารควรบันทึกเอกสารไว้ในโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เอกสารที่ต้องการใช้ประกอบการพัฒนาเว็บไซต์ (ในรูปแบบ HTML) หรือการพัฒนาสื่อการเรียนการสอนต่างๆ สื่อเชิงโต้ตอบ (Interactive) ยิ่งต้องให้ความสำคัญกับการจัดการโฟลเดอร์ โดยควรจัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน เพื่อป้องกันปัญหาจุดเชื่อม (Link) ที่ผิดพลาด 

ชื่อโฟลเดอร์ควรใช้คำภาษาอังกฤษและ/หรือผสมตัวเลขที่สั้น กระชับ และสื่อความหมาย โดยหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาไทย และสัญลักษณ์พิเศษใดๆ ยกเว้นเครื่องหมาย – Hyphen

รูปแสดงปัญหาที่เกิดจากชื่อโฟลเดอร์และชื่อแฟ้มเอกสารที่ใช้ภาษาไทย

หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมาย _ Underscore เพื่อป้องกันความสับสนของผู้ใช้อันเนื่องจากปัญหาเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของจุดเชื่อม (Link) ที่มีการแสดงผลด้วยเส้นใต้ทับชื่อโฟลเดอร์

รูปแสดงปัญหาที่เกิดจากชื่อเอกสารที่ใช้เครื่องหมาย Underscore เป็นส่วนประกอบ

ข้อกำหนดนี้ให้รวมถึงการตั้งชื่อเอกสารในรูปแบบอื่นๆ ที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์จัดการเนื้อหาเว็บ (Web Content Management System) ใหม่ๆ ด้วย เช่น 

  • Namespace สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม Wiki 
  • Permalink สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม Blog
  • Alias / Clean URL สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม CMS อย่างเช่น Joomla, Drupal

รูปแสดงการตั้งชื่อ Pagename ของ Wiki

แนวปฏิบัติเกี่ยวกับชื่อแฟ้มเอกสารดิจิทัล

แฟ้มเอกสารดิจิทัล ก็ควรกำหนดแนวปฏิบัติที่เหมาะสม เพื่อการเรียกใช้ที่สะดวก สืบค้นได้ไว โดยขอเสนอหลักการตั้งชื่อแฟ้มเอกสารดิจิทัล ดังนี้

  • ใช้คำภาษาอังกฤษ และ/หรือผสมตัวเลขที่สั้น กระชับ สื่อความหมายได้ชัดเจน โดยหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาไทย และสัญลักษณ์พิเศษใดๆ ยกเว้นเครื่องหมาย – Hyphen
  • ในการร่างเอกสารครั้งแรก ให้ใส่วันที่ไว้ข้างหน้า ในรูปแบบ yyyymmdd- เช่นเอกสารงานพิมพ์เกี่ยวกับเรื่องเว็บ 2.0 ยกร่างเมื่อวันที่ 22 สิงหาคม 2554 ให้กำหนดชื่อแฟ้มเอกสารเป็น 20110822-web-2-0.doc 
    • กรณีที่มีการทบทวน แก้ไขเอกสารดังกล่าวในวันเดียวกัน ให้เติมตัวเลขกำกับเวอร์ชั่นต่อท้าย เช่น 20110822-web-2-0-v1.doc
      20110822-web-2-0-v2.doc
    • กรณีที่มีการทบทวน แก้ไขเอกสารในวันถัดมา ให้ปรับแก้ไขด้วยวันที่ที่แก้ไข เช่น มีการแก้ไขเอกสาร 20110822-web-2-0.doc วันที่ 30 สิงหาคม 2554  ชื่อแฟ้มเอกสารใหม่คือ 20110830-web-2-0.doc

ข้อกำหนดนี้ให้รวมถึงการกำหนดชื่อเอกสารในรูปแบบอื่นๆ ที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์จัดการเนื้อหาเว็บ (Web Content Management System) ใหม่ๆ ด้วย เช่น 

  • PageName สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม Wiki 
  • Permalink สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม Blog
  • Alias / Clean URL สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม CMS อย่างเช่น Joomla, Drupal

รูปแสดงการกำหนด URL ของ Wordpress.com โดยใช้วันที่เวลา 2011/07/26

นอกจากนี้หากพิจารณาจากรูปภาพการกำหนด URL ของ Wordpress.com ข้างต้น มีจุดผิดพลาดในส่วนประกอบของ URL คือ การใช้ข้อความภาษาไทยเป็นส่วนประกอบ ซึ่งเมื่อนำมา URL ดังกล่าวมาคัดลอก (Copy) และวาง (Paste) ในเอกสารใดๆ อาจจะมีปัญหาการเข้ารหัสภาษาไทยที่ผิดพลาดดังนี้ 

http://boonlertaroonpiboon.wordpress.com/2011/07/26/%E0%B8%97%E0%B8%94%E0%B8%AA%E0%B8%AD%E0%B8%9A%E0%B8
%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%95%E0%B8%B1%E0%B9%89%E0%B8%87%E0%B8%8A%E0%B8%B7%E0%B9%88%E0%B8%AD/

การแก้ไขปัญหาข้างต้น จะต้องไปปรับค่า Permalink ของ Wordpress.com ให้เป็นภาษาอังกฤษตามข้อกำหนดการตั้งชื่อแฟ้มเอกสารข้างต้น

รูปแสดงการแก้ไข URL ของ Wordpress.com ในส่วน Permalink

หมายเหตุ

วารสาร Focus ประจำเดือนมีนาคม 2510 คอลัมน์ Mindgames ได้มีคำถามเกี่ยวกับระบบวันที่ที่เกี่ยวข้องกับชื่อแฟ้มเอกสาร ดังนี้ …Question 5 .. Although the date format DDMMYY is used in Britain and MMDDYY is popular in the US, computer systems often use the format YYMMDD. Why ?

Answer: Computer order files numerically by considering them as a word in a ‘dictionary’, so the YYMMDD format keeps them in chronological order, DDMMYY would keep files created on the 1st, 2nd, 3rd, etc of different months together – much less useful.

MTEC
BIOTEC
NECTEC
NANOTEC

tsp

AIMI

nctc

ผลงานวิจัยพร้อมถ่ายทอด

ฐานข้อมูลหน่วยงานภาครัฐ

 
สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)
เป็นหน่วยงานของรัฐที่จัดตั้งขึ้นเพื่อศึกษาวิจัยและพัฒนาทางด้านวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยีเพื่อการพัฒนาประเทศไทย ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อแสวงหากำไร
หากท่านพบว่ามีข้อมูลใดๆ ที่ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาปรากฏอยู่ในเว็บไซต์ของสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ
โปรดแจ้งให้ทราบเพื่อดำเนินการแก้ปัญหาดังกล่าวโดยเร็วที่สุดต่อไป