ความสามารถหนึ่งของ MS Word ที่มีมาตั้งแต่รุ่นแรกแต่พบว่ามีการใช้งานน้อย ก็คือ "การติดตามการแก้ไข" หรือ Track Change ซึ่งเป็นความสามารถที่ช่วยให้ "การตรวจ แก้ไขเอกสาร" เป็นไปได้อย่างสะดวก เห็นร่องรอยหลักฐานการแก้ไขชัดเจน ตั้งแต่การลบ การพิมพ์เพิ่ม การใส่หมายเหตุ (Comment) ดังนั้นหน่วยงานใดที่สนใจก้าวสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ ควรศึกษาใช้ความสามารถนี้ แทนการพิมพ์เอกสารดังกล่าวลงกระดาษ แล้วตรวจแก้จากกระดาษ
การใช้งานความสามารถนี้ เริ่มด้วยการปรับแก้ไขข้อมูลผู้ใช้ MS Word ก่อนนะครับ (เนื้อหานี้ใช้ MS Word 2007 เมนูภาษาอังกฤษ)
- คลิกปุ่ม Office Button คลิกคำสั่ง Word Options
- ป้อนชื่อผู้ใช้งาน MS Word ในรายการ User-name
เมื่อระบุชื่อผู้ใช้งาน MS Word ตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว ก็จะเข้าสู่กระบวนการติดตามการแก้ไขเอกสาร โดยขณะที่ทำงานคำสั่งนี้โปรแกรมจะนำชื่อผู้ใช้งานมากำกับการแก้ไขด้วยทุกครั้ง (ดังนั้นขอแนะนำให้ทุกเครื่องที่ใช้ Word ควรระบุชื่อผู้ใช้งานให้ชัดเจน)
- เปิดเอกสารที่ต้องการแก้ไข
- เข้าสู่โหมดการติดตามการแก้ไข โดยคลิกคำสั่ง Review, Track Changes, Track Changes
- เมื่อเลือกคำสั่ง Track Changes แล้ว ก็สามารถแก้ไขเอกสารได้ครับโปรแกรมจะแสดงข้อมูลการแก้ไข ลักษณะดังนี้
เมื่อบันทึกและส่งแฟ้มเอกสารนี้ไปให้ท่านอื่นแก้ไขบนฐานของระบบติดตามการแก้ไข ก็จะเห็นประวัติการแก้ไขที่ชัดเจนขึ้นแล้วครับ และเมื่อเอกสารดังกล่าวสิ้นสุดกระบวนการแก้ไข ก็จะเข้าสู่กระบวนการยอมรับ หรือไม่ยอมรับการแก้ไข โดยคลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่คำที่มีการแก้ไข จะปรากฏคำสั่ง "Accept ..." เพื่อยอมรับการแก้ไข หรือคำสั่ง "Reject ..." เพื่อยกเลิกการแก้ไข
นอกจากนี้ยังสามารถใช้ปุ่ม Accept ปุ่ม Reject จาก Ribbon ก็ได้ครับ
