ความสามารถหนึ่งของ MS Word ที่มีมาตั้งแต่รุ่นแรกแต่พบว่ามีการใช้งานน้อย ก็คือ "การติดตามการแก้ไข" หรือ Track Change ซึ่งเป็นความสามารถที่ช่วยให้ "การตรวจ แก้ไขเอกสาร" เป็นไปได้อย่างสะดวก เห็นร่องรอยหลักฐานการแก้ไขชัดเจน ตั้งแต่การลบ การพิมพ์เพิ่ม การใส่หมายเหตุ (Comment) ดังนั้นหน่วยงานใดที่สนใจก้าวสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ ควรศึกษาใช้ความสามารถนี้ แทนการพิมพ์เอกสารดังกล่าวลงกระดาษ แล้วตรวจแก้จากกระดาษ

การใช้งานความสามารถนี้ เริ่มด้วยการปรับแก้ไขข้อมูลผู้ใช้ MS Word ก่อนนะครับ (เนื้อหานี้ใช้ MS Word 2007 เมนูภาษาอังกฤษ) 

  • คลิกปุ่ม Office Button คลิกคำสั่ง Word Options 
  • ป้อนชื่อผู้ใช้งาน MS Word ในรายการ User-name

Word User name

เมื่อระบุชื่อผู้ใช้งาน MS Word ตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว ก็จะเข้าสู่กระบวนการติดตามการแก้ไขเอกสาร โดยขณะที่ทำงานคำสั่งนี้โปรแกรมจะนำชื่อผู้ใช้งานมากำกับการแก้ไขด้วยทุกครั้ง (ดังนั้นขอแนะนำให้ทุกเครื่องที่ใช้ Word ควรระบุชื่อผู้ใช้งานให้ชัดเจน)

  • เปิดเอกสารที่ต้องการแก้ไข
  • เข้าสู่โหมดการติดตามการแก้ไข โดยคลิกคำสั่ง Review, Track Changes, Track Changes

Word Trackchange

  • เมื่อเลือกคำสั่ง Track Changes แล้ว ก็สามารถแก้ไขเอกสารได้ครับโปรแกรมจะแสดงข้อมูลการแก้ไข ลักษณะดังนี้

Word Track Change

เมื่อบันทึกและส่งแฟ้มเอกสารนี้ไปให้ท่านอื่นแก้ไขบนฐานของระบบติดตามการแก้ไข ก็จะเห็นประวัติการแก้ไขที่ชัดเจนขึ้นแล้วครับ และเมื่อเอกสารดังกล่าวสิ้นสุดกระบวนการแก้ไข ก็จะเข้าสู่กระบวนการยอมรับ หรือไม่ยอมรับการแก้ไข โดยคลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่คำที่มีการแก้ไข จะปรากฏคำสั่ง "Accept ..." เพื่อยอมรับการแก้ไข หรือคำสั่ง "Reject ..." เพื่อยกเลิกการแก้ไข

Word Track Change

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ปุ่ม Accept ปุ่ม Reject จาก Ribbon ก็ได้ครับ

Word Track Change

MTEC
BIOTEC
NECTEC
NANOTEC

tsp

AIMI

nctc

ฐานข้อมูลหน่วยงานภาครัฐ

 
สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)
เป็นหน่วยงานของรัฐที่จัดตั้งขึ้นเพื่อศึกษาวิจัยและพัฒนาทางด้านวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยีเพื่อการพัฒนาประเทศไทย ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อแสวงหากำไร
หากท่านพบว่ามีข้อมูลใดๆ ที่ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาปรากฏอยู่ในเว็บไซต์ของสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ
โปรดแจ้งให้ทราบเพื่อดำเนินการแก้ปัญหาดังกล่าวโดยเร็วที่สุดต่อไป