จากการที่ได้มีโอกาสเข้าร่วมงานเสวนาเนื่องใน “วันจดหมายเหตุสากล 9 มิถุนายน 2558” เรื่อง จดหมายเหตุสมัยใหม่ : มุมมองและการพัฒนาสำหรับประเทศไทย ทำให้พอจะมีเรื่องราวที่น่าสนใจมาเล่าสู่กันฟังเล็กน้อย

ผู้ร่วมเสวนา เป็นผู้มีประสบการณ์อยู่ในวงการจดหมายเหตุ อันได้แก่ 

1. คุณภูธร ภูมะธน  นักประวัติศาสตร์อิสระ

2. รศ.ดร.สมสรวง พฤติกุล ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุ

3. คุณกรรณิกา ชีวภักดี  ผู้อำนวยการพิพิธภัณฑ์และหอจดหมายเหตุ กรมประชาสัมพันธ์

4. นพ.บัญชา พงษ์พานิช  กรรมการและเลขานุการ มูลนิธิหอจดหมายเหตุพุทธทาส อินทปัญโญ

ผู้ดำเนินรายการ

คุณนันทกา พลชัย  นักจดหมายเหตุชำนาญการพิเศษ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

เริ่มต้นการเสวนา จากคำสำคัญที่ว่า จดหมายเหตุ เอาเข้าจริงๆ ต้องยอมรับว่าคนทั่วๆ ไปไม่ได้มีความเข้าใจกับคำนี้เท่าไหร่ จดหมายเหตุ พอจะอธิบายคร่าวๆ ได้ว่า เป็นเอกสารหรือสื่อประเภทหนึ่ง ที่ได้ถูกคัดเลือกแล้วว่ามีความสำคัญ สมควรที่จะเก็บรักษาไว้ เพื่อเป็นหลักฐาน เพื่อการศึกษา เพื่อเป็นสิ่งรำลึกหรือบอกเล่า ที่มาของเหตุการณ์สำคัญ 

คำที่ใช้เรียก จดหมายเหตุ อาจมีมากมายหลายคำ เช่น หน่วยงานราชการใช้ เอกสาร หรือ หนังสือราชการ ส่วนงานอื่นจะใช้ว่า เอกสารประวัติศาสตร์,เอกสารสำคัญ,เอกสารลับ,ความทรงจำ,ข้อมูลข่าวสาร,สารสนเทศ,ความรู้,องค์ความรู้ ส่วนต่างประเทศจะใช้คำว่า Archive คำเดียว แต่พออธิบายให้ได้ใจความนั้น จะต้องอธิบายกันยาวมากๆ 

การเก็บหลักฐานหรือเอกสารต่างๆ ที่เป็นจดหมายเหตุนั้น จะถูกจัดเก็บในสถานที่ที่เรียกว่า หอจดหมายเหตุ ซึ่งสิ่งที่เก็บบางทีจะไม่ใช่เอกสาร แต่อาจจะเป็นสิ่งของก็ได้ อย่างเช่น โต๊ะ เก้าอี้ รูปภาพ ซึ่งเป็นสิ่งของที่มีความสำคัญที่ทำให้เกิดเหตุการณ์สำคัญ บางทีอาจก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงของบ้านเมืองนั้นได้เลย สิ่งของเหล่านี้จะถูกส่งไปจัดเก็บที่ พิพิธภัณฑ์ การจัดเก็บของสำคัญเหล่านี้ สามารถบ่งบอกเรื่องราวหรือที่มาของชุมชน ซึ่งการที่บ้านเมืองไหนมี พิพิธภัณฑ์ , หอจดหมายเหตุ , หอสมุด ที่ดี สามารถบ่งบอกได้ว่าสังคมนั้นจะอยู่ได้อย่างยั่งยืน

เมื่อสิ่งของที่ต้องจัดเก็บมีมากขึ้น เอกสารเก่าๆอาจจะมีการเสื่อมสภาพ การดูแลรักษาลำบากขึ้น จึงมีความจำเป็นจะต้องพัฒนาการจัดเก็บ จดหมายเหตุ เหล่านี้ ดังที่ได้เรียกว่า Modern Archive โดยการนำเทคโนโลยีดิจิตอลมาช่วยอำนวยความสะดวก และสามารถเข้าถึง สืบค้นได้ง่ายขึ้นมาก และยังรักษาสภาพของเอกสารต้นฉบับเอาไว้ในสภาพดีอยู่ได้ต่อไป

ดังนั้น หลักฐาน เอกสารต่างๆ ของหอจดหมายเหตุ จำเป็นจะต้องนำเข้าสู่ดิจิตอล ทั้งการถ่ายหรือ scan เอกสาร การแปลงหลักฐานเทปจาก analog ให้เป็น digital การถ่ายรูปสิ่งของแล้วบันทึกรายละเอียดในรูปแบบ digital ในการจัดเก็บรูปแบบนี้ทำให้หลักการในการเลือกสิ่งที่จัดเก็บมีการเปลี่ยนแลงไปบ้างเล็กน้อย เช่น จะเลือกเก็บสื่อที่คมชัดมากที่สุดแทนสื่อที่เป็นต้นฉบับ

กฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้องกับงานจดหมายเหตุ ก็จะมีหลายฉบับ เช่น ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ 2526 , พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ 2540 และล่าสุด พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 ถึงจะเป็นฉบับปรับใหม่ แต่เนื้อหาใจความไม่ได้เปลี่ยนแปลงอะไรมาก โดยเนื้อหาส่วนใหญ่เน้นไปที่การคัดเลือกและวิธีการจัดเก็บ เอกสารทางราชการเสียมากกว่า ในส่วนที่ล้าหลังบางอย่างยังไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลง เช่น การพิจารณาวัตถุเพื่อจัดเก็บ วัตถุบางชิ้นยังไม่สมควรจะถูกจัดเก็บที่พิพิธภัณฑ์ เพียงแค่จัดเก็บที่หอจดหมายเหตุก็เพียงพอ หรืออาจเป็นวัตถุที่ต้องอยู่คู่กับเอกสารจดหมายเหตุ ที่หอจดหมายเหตุ แต่ พรบ. ฉบับใหม่นี้ ยังไม่ได้แก้ปัญหา ณ จุดนี้ ซึ่งทำให้วัตถุต่างๆ ที่ไม่ใช่เอกสาร จะถูกส่งไปจัดเเก็บที่พิพิธภัณฑ์ ซึ่งอาจจะมีเยอะมากจนพิพิธภัณฑ์รับไม่ไหว หรือยังไม่ได้กำหนดการจัดสร้างหอจดหมายเหตุให้สามารถจัดเก็บวัตถุได้ด้วย ต้องมีสถานที่ เครื่องมือ การดูแลรักษา ที่ดีเพียงพอด้วย และการนิยามความหมายของจดหมายเหตุต้องชัดเจน ซึ่งจดหมายเหตุจริงๆ ต้องประกอบไปด้วย เอกสาร หรือวัตถุ ได้ โดยเพิ่มเป็น วัตถุจดหมายเหตุ และสามารถจัดเก็บที่หอจดหมายเหตุได้

ซึ่งจากการเข้าพบให้คำปรึกษาการจัดการหอจดหมายเหตุ กับรัฐมนตรีกระทรวงวัฒนธรรม (นายวีระ โรจน์พจนรัตน์) ทางรัฐมนตรีได้เล่าให้ฟังว่า สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี ทรงเป็นห่วงเรื่องการจัดทำหอจดหมายเหตุของประเทศไทย ซึ่งทางรัฐมนตรีรับดำเนินการจัดการให้ดีที่สุด ซึ่งปัญหาใหญ่ของการดำเนินงานคือ ปริมาณงานของการคัดเลือกสิ่งที่เป็นจดหมายเหตุมีมาก แต่บุคลากรที่ทำงานมีน้อย เนื่องจากงบประมาณที่ได้จำนวนน้อย พยายามทำให้หน่วยงานต่างๆ สามารถคัดเลือกเอกสารหรือวัตถุที่เป็นจดหมายเหตุได้เอง แต่การอบรมยังไม่สามารถทำได้ทั่วถึง และสิ่งที่ขาดอย่างมากในประเทศไทยคือบุคลากรระดับมืออาชีพ ที่จะให้บริการ

ในต่างประเทศ การจัดเก็บ เอกสาร ภาพ ไมโครฟิล์ม วัตถุ ในทุกยุคสมัย และไร้พรมแดน หมายความว่าไม่ได้จัดเก็บเฉพาะส่วนของประเทศเขาเท่านั้น แต่เขาจัดเก็บของทุกอย่างในทุกๆประเทศด้วย ซึ่งของๆไทยหลายชิ้นยังถูกจัดเก็บที่หอจดหมายเหตุที่ฝรั่งเศส บ่งบอกถึงการให้ความสำคัญกับการทำหอจดหมายเหตุอย่างมาก ที่สิงคโปร์มองเห็นว่าสิ่งที่สำคัญคือ บุคลากรที่มีความรู้ โดยสิงคโปร์มีการเรียนรู้ด้านนี้มาก มีบทเรียนให้ศึกษาเยอะ ที่ฝรั่งเศส มีหน่วยงานที่เรียกว่า INA เป็นองค์กรที่ทำหน้าที่ในการคัดเลือกและจัดเก็บสื่อที่เป็นจดหมายเหตุโดยเฉพาะ มีเจ้าหน้าที่อยู่หลายร้อยคน เป็นองค์กรที่ถูกต้องตามกฎหมาย

จะเห็นได้ว่า ในหลายประเทศที่ให้ความสำคัญกับการจัดการด้านจดหมายเหตุอย่างมาก ถึงเวลาแล้วที่ประเทศไทยจะต้องเปลี่ยนแปลงทั้งวิธีการทำให้เป็น Modern Archive ทั้งการจัดการปรับปรุงกฎหมายต่างๆ ให้ทันสมัยและแก้ปัญหาได้ เช่นเดียวกันกับประเทศอื่นๆ

  

จากการเสวนา มีหัวข้ออื่นๆ ที่น่าสนใจอีก ตามนี้

  • การจัดเก็บไมโครฟิล์มทำได้ แต่การอ่านศึกษาทำได้ยาก ทั้งต้องใช้เครื่องมือพิเศษ และการอ่านก็ยังลำบาก ควรจะมีการแปลงไปเป็นเอกสารที่ศึกษาได้ง่าย แต่ในประเทศไทยไม่มีงบประมาณพอที่จะจัดทำ
  • ฝากนักปฏิบัติงานทางด้านนี้ ต้องฝึกฝนพัฒนาตัวเอง ศึกษาหาความรู้ให้มากๆ
  • การเลือกเอกสารที่จะนำมาสแกน จะต้องมีหลักการเลือก ไม่ได้นำมาสแกนทุกอย่าง โดยดูจาก ความสำคัญของเอกสาร การนำมาใช้ประโยชน์ได้ในอนาคต 
  • การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการจัดเก็บเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องพิจารณาให้ดี
  • การริเริ่มสร้าง หอจดหมายเหตุพุทธทาส อินทปัญโญ หรือสวนโมกข์ กรุงเทพ หลายอย่างสร้างมาด้วยความร่วมมือของผู้ที่ศรัทธา ความเสียสละของอาสาสมัคร ซึ่งงบประมาณที่มีให้ค่อนข้างน้อย นับเป็นต้นแบบที่ดี

จากการพัฒนาการจัดเก็บ ต่อไปจะมีคำสำคัญที่จะพบมากขึ้น ดังนี้

  • Archive digitization เป็นรูปแบบเครื่องมือสำหรับการจัดเก็บ และการสืบค้นที่มีระสิทธิภาพ
  • Cooperation ข้อมูลสามารถแชร์กับหน่วยงานอื่นได้ สร้างความร่วมมือได้ 
  • Enhancing service quality มีการบริการที่สามารถค้นคว้าได้ครบถ้วน ใช้งานได้จริง และรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ
  • Enhancing archive marketing การรุกคืบในการตลาด การทำให้เป็นที่รู้จักของคนทั่วไป หรือรวมถึงการที่นำเสนอเอกสารจดหมายเหตุที่สำคัญของหน่วยงานแก่บุคคลทั่วไป
  • Change management ผู้บริหารจะต้องให้ความสำคัญกับจดหมายเหตุ ต้องเปลี่ยนแปลงการทำงานขององค์กรบางอย่าง เพื่อการจัดเก็บจดหมายเหตุ
  • Pre-custody การเตรียมการตั้งแต่การคัดเลือกและจัดการกับสื่อที่เป็นจดหมายเหตุ ตั้งแต่เริ่มสร้างสื่อนั้นขึ้นมา โดยไม่ต้องรอให้สื่อนั้นเก่าจนถึงจุดที่ต้องจัดเก็บ 
  • Records & Archives Management การจัดเก็บ หลักฐานของส่วนงาน เช่นพวก คำสั่ง รายงาน บันทึกเสียง

.

MTEC
BIOTEC
NECTEC
NANOTEC

tsp

AIMI

nctc

ผลงานวิจัยพร้อมถ่ายทอด

ฐานข้อมูลหน่วยงานภาครัฐ

 
สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)
เป็นหน่วยงานของรัฐที่จัดตั้งขึ้นเพื่อศึกษาวิจัยและพัฒนาทางด้านวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยีเพื่อการพัฒนาประเทศไทย ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อแสวงหากำไร
หากท่านพบว่ามีข้อมูลใดๆ ที่ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาปรากฏอยู่ในเว็บไซต์ของสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ
โปรดแจ้งให้ทราบเพื่อดำเนินการแก้ปัญหาดังกล่าวโดยเร็วที่สุดต่อไป